Mit dem Infoma Smart Add-on Teilworkflowzuordnung ist es möglich, den zeitaufwändigen Prozess beim Eingang von Papierrechnungen zu verringern. Scannen, in den Workflow übertragen und das Dokument visuell prüfen zwecks Entscheidung über den Zielworkflow gehören damit der Vergangenheit an. Die Mitarbeitenden werden von diesen Tätigkeiten spürbar entlastet.

Ein Training mit Dokumenten aus abgeschlossenen Workflows lässt die im ersten Schritt verwendete KI-Komponente nach und nach erkennen, in welchen Teilworkflow Rechnungen mit dem gleichen Muster bis dato übertragen worden sind. Neu eingehende Rechnungen werden – durch zusätzliche KI-Algorithmen mit einem OCR-Layer versehen – entsprechend verarbeitet. Anhand der in der Rechnung enthaltenen Informationen wird eine gewisse Wahrscheinlichkeit für einen initialen Ziel-Teilworkflow ermittelt. Übersteigt diese prozentuale Wahrscheinlichkeit den eingestellten Grenzwert, geht die Rechnung auf direktem Weg in den jeweiligen Teilworkflow.

Die Zeileninformationen liefert dabei die Infoma Smarte Dokumentenerkennung als Bestandteil des Infoma Add-ons Teilworkflowzuordnung. Kundenindividuell und auf Basis bereits gebuchter Rechnungen trainiert, übernimmt die Funktion die Zuordnung von Zeilen zu Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträgern etc. per Machine Learning. Finden die erkannten Informationen und das KI-Modell eine passende Zuordnung aus der Vergangenheit mit ausreichend hoher Wahrscheinlichkeit, wird dies in die Kontierungsvorschläge des Rechnungsworkflows aufgenommen.

Im Rechnungsworkflow ergeben sich damit wesentliche Erleichterungen, z. B. durch

• Texterkennung von gescannten Rechnungen und Gutschriften für Informationen wie Betrag, Rechnungsnummer etc.
• Fotografieren von Rechnungen mittels Diensthandy parallel zum klassischen Scanner
• Automatische Zuordnung zur zuständigen Organisationseinheit, insbesondere als Erleichterung für die Poststelle beim zentralen Scannen