Stadt Heppenheim

Mit moderner Finanz-Software zukunftsfähige Verwaltungsabläufe gestalten

Konsolidierung und eine wirtschaftliche Lösung, mit der die weitere Zukunft der kommunalen Abläufe gesichert ist, gaben bei der hessischen Kreisstadt Heppenheim den Ausschlag für den Umstieg auf eine neue, skalierbare ERP-Lösung. Nach einer intensiven Marktanalyse ging der Zuschlag an die integrierte Komplettlösung Infoma newsystem von Axians Infoma – und zwar mit direktem Einsatz der auf modernster Microsoft-Technologie basierenden Version 7. Wesentliche Entscheidungskriterien dabei waren, dass die Lösung zu 100 Prozent der festgelegten Leistungsbeschreibung entsprach, durch ihre Flexibilität und Vielfalt überzeugte und zudem mit dem wirtschaftlich günstigsten Angebot aufwartete.

Mit seinen 26.000 Einwohnern ist Heppenheim die viertgrößte Stadt des Kreises Bergstraße in Hessen. Seit dem Mittelalter Verwaltungsstandort der Region, zeigt sich die Stadt heute als innovative Kommune, die für ihre zu erfüllenden Aufgaben auf leistungsstarke und effiziente IT-Lösungen baut.

Herausforderung

Die Entscheidung, die Verwaltungsaufgaben zu modernisieren und eine homogene Softwarelandschaft für das Finanzwesen, den Bauhof und die Stadtwerke zu etablieren, fiel Mitte 2014. Das bedeutete: Auf einen Schlag die bisherige Finanzsoftware CIP und weitere Verfahren für die Bereiche Vollstreckung, Darlehensverwaltung und Bauhof sowie drei Softwarelösungen bei den Stadtwerken zu ersetzen. Gesucht wurde daher nach einer modularen Lösung, die die Anforderungen aller Einrichtungen abdeckt.

Lösung

„Fündig wurden wir letztendlich bei Axians Infoma, die uns mit Infoma newsystem Version 7 eine Lösung boten, die sowohl die Bedürfnisse der Stadt, ihrer Betriebe und deren Mitarbeiter vollständig erfüllt“, erinnert sich Simone Geisler aus dem Fachbereich Finanzen. „Die Software bietet die gewünschte Komplettlösung, die sowohl die Bereiche Finanzen und Stadtkasse als auch übergreifend den Bauhof sowie die Stadtwerke perfekt bedient.“

Die Projektplanung für den Umstieg auf die neue Lösung sah einen sehr straffen Terminplan von nur knapp drei Monaten vor, denn bereits zum 1. Januar 2015 wollte man in Heppenheim in den Produktivbetrieb gehen. Um die einzelnen Arbeitsbereiche vollständig umzustellen und sämtliche Bedürfnisse zu berücksichtigen, wurde ein Projektteam gegründet, zu dem neben dem Betriebsleiter der Stadtwerke, die Kassenverwalterin und Fachbereichsleiterin Finanzen, die interne IT-Abteilung und nicht zuletzt die Experten von Axians Infoma gehörten. Da für eine lange Testphase keine Zeit war, erfolgte lediglich eine Testkonvertierung von wenigen Tagen, bevor bereits Ende September 2014 der Startschuss für die Installation der Produktivumgebung fiel.

Die notwendigen Vorarbeiten wurden von den Projektverantwortlichen der Stadt sowie der Axians Infoma-Projektleitung gemeinsam organisiert und abgearbeitet. Die Umstellung der jeweiligen Arbeitsbereiche übernahmen die Heppenheimer dann in Eigenregie. Das Team koordinierte den Informationsfluss, überwachte die Projektabwicklung in den einzelnen Arbeitsbereichen und organisierte die notwendigen Mitarbeiter-Schulungen – ein Schwerpunkt im Projekt. Denn es galt, das gesamte Verwaltungssystem von einer doppischen, aber überwiegend kameral-gestützten Finanzsoftware auf eine kaufmännisch ausgerichtet Software zu portieren. Buchhalterische Grundkenntnisse waren also gefordert, um das System fehlerfrei anwenden zu können, die Axians Infoma im Rahmen der Schulungen aber gut vermittelte. Im Arbeitsalltag haben die Mitarbeiter der Stadt die theoretischen Trainingskenntnisse schnell durch die praktischen Erfahrungen ergänzen können, was zu einer raschen Akzeptanz der neuen Lösung führte – nicht zuletzt aufgrund der anwenderfreundlichen Oberfläche, die es erlaubt, den Startbildschirm und die Eingabemasken individuell einzurichten. „Die alte Software vermisst heute niemand mehr“, schmunzelt Simone Geisler.

Während der kompletten Einführungsphase war das Axians Infoma-Team stets telefonisch in die Projektabstimmung eingebunden und unterstützte den Projektverlauf zum Teil per Fernwartung. Mittlerweile hat die Software ihre Feuerprobe bestanden und den Arbeitsalltag bei der Stadt Heppenheim und den Stadtwerken optimiert. Die Übernahme der vorhandenen Steuer- und Adressdaten sowie der Daten für den Haushaltsplan verlief ebenfalls unspektakulär.

Nutzen

„Der reibungslose Übergang von unserem bisherigen System auf Infoma newsystem Version 7 hat – trotz unseres sportlichen Zeitplans – maßgeblich zur hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern beigetragen, führte aber auch dazu, dass wir den Tagesbetrieb direkt nach der Umstellung reibungslos weiterführen konnten“, freut sich Simone Geisler. Als große Vorteile im Verwaltungsalltag haben sich aus ihrer Sicht die Option zum elektronischen Einlesen der Kontoauszüge sowie das tägliche Buchungsgeschäft erwiesen, das durch die individuell gestalteten Buchblätter sowie die Buchungsvorschau übersichtlicher und transparenter geworden ist.

Als vorbildlich lobt das Heppenheimer Projektteam die Abstimmung und Zusammenarbeit mit den Projektmitgliedern, die von Axians Infoma-Seite ihren Beitrag zu dem Migrations-Projekt leisteten. „Das gilt besonders für die gemeinsame Konzeption wichtiger Bausteine und deren Umsetzung in der Software, beispielsweise der Umsatzsteuer, den Benutzerberechtigungen und der Strukturierung des Haushalts“, so Simone Geisler. Auch bei der Einrichtung der Lösung für die Stadtwerke konnten sich die Heppenheimer auf die Kompetenz des Axians Infoma-Teams stützen. Denn während bei der Stadtverwaltung die Rechnungslegung nach GemHVO erfolgt, galt es bei den drei Gewerken der Stadtwerke, die Rechnungslegung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zu etablieren. Drei Bilanzen sowie ein Bescheid aus zwei der drei Gewerke müssen hier erstellt werden.

Noch sind nicht alle Module vollständig im Einsatz, sollen aber sukzessive in den Produktivbetrieb integriert werden. „Zunächst einmal wollen wir die Schulungen vollständig abschließen, bevor wir die nächsten Schritte unternehmen“, erklärt Simone Geisler. „Auf das bisher Erreichte sind wir aber sehr stolz, denn unser neues System ist ja keine Lösung von der Stange, sondern erforderte viel Detailarbeit.“

Zum Gelingen hat die enge und produktive Zusammenarbeit mit Axians Infoma einen wesentlichen Beitrag geleistet. „Wir haben uns in allen Phasen der Umstellung gut betreut gefühlt“, so Simone Geisler. „Kick-Off Meetings und Konzeptionstermine, regelmäßige Telefonkonferenzen und Schulungen sowie nicht zuletzt die Unterstützung in der Echtstartphase haben maßgeblich dazu beigetragen, dass wir mit unserer Umstellung eine Erfolgsgeschichte geschrieben haben. Und jetzt werden wir alles daran setzen, dass die Mitarbeiter in der Software ankommen und die Bürger unserer Stadt von besseren Strukturen, mehr Transparenz und schnelleren Abläufen profitieren.“