Samtgemeinde Isenbüttel

Integrierter Rechnungsworkflow optimiert Bearbeitungsprozesse

Das papierlose Büro – in den 80er Jahren des vorigen Jahrhunderts ausgerufen, wird seine Realisierung wohl auch weiterhin eine Vision bleiben. Trotz zahlreicher, auch vom Gesetzgeber befürworteter Möglichkeiten, die Papierflut durch entsprechende IT-Systeme, z.B. für die elektronische Archivierung wichtiger Dokumente, zu reduzieren, liegt der Pro-Kopf-Verbrauch in Deutschland jährlich noch immer bei rund einer Viertel Tonne Papier. Dabei ließen sich durch die Digitalisierung nicht nur eine schnelle und sichere Informationsbereitstellung gewährleisten, sondern auch deutliche Kostensenkungen erreichen. Ein Ansatz, den die Samtgemeinde Isenbüttel aus dem Landkreis Gifhorn als durchaus erstrebenswert ansah.

Herausforderung

Nicht papierlos, aber zumindest „papierarm“ schrieben sich die Niedersachsen daher Anfang 2009 auf die Fahnen ihres bereits frühzeitig begonnenen Verwaltungsmodernisierungsprozesses. Grundlage dafür war die Einführung eines Dokumenten Managementsystems. Seither wurde die Eingangspost mit Ausnahme der Rechnungen zentral gescannt. Da diese aber einen Großteil der eingehenden Post ausmachen, stand der Einsatz eines elektronischen Rechnungsworkflows ganz oben auf der Agenda des Fachbereichs Finanzen und Interne Dienste. Wichtig war den Verantwortlichen dabei, dass der künftige Prozess zur Rechnungsbearbeitung medienbruchfrei, das heißt ausschließlich digital und mit einer direkten Anbindung an die Finanzsoftware newsystem stattfinden sollte. Denn mit dem Umstieg auf die Doppik im Jahr 2011 wurde zunächst eine zentrale Buchhaltung eingerichtet, die aber „nach genügend gesammelter Doppik-Praxis wieder dezentralisiert werden sollte“, erläutert Fachbereichsleiter Jürgen Wisch die Anforderung.

Lösung

Als Axians Infoma 2015 den vollständig in sein Finanzwesen integrierten und technologisch auf neue Beine gestellten Rechnungsworkflow (RWF) präsentierte, war die Entscheidung in Isenbüttel schnell gefallen – benötigt doch das Modul als integraler Bestandteil von Infoma newsystem keine Schnittstellen und keine extra Anwendung. Nach lediglich zwei Monaten Testphase überzeugt von Leistungsfähigkeit und Bedienerfreundlichkeit, startete die rund 15.000 Einwohner zählende Samtgemeinde Anfang Dezember als erster Anwender in den Echtbetrieb.
Gründe für die Beschaffung des Workflows waren zum einen der Wegfall der Sharepoint-Voraussetzungen. Dadurch sind die Installation, Lizensierung und Wartung der entsprechenden Sharepoint-Produkte nicht notwendig. Zudem wird der Workflow ein vollständig integraler Bestandteil von Infoma newsystem, inklusive der Administration der Workflowprozesse.

Ein weiterer Grund war vor allem die intuitiv gestaltete Kontierungsoberfläche sowie die direkte Integration der gebuchten Rechnungen in Infoma newsystem. „Damit sind die verfügbaren Mittel im Rechnungsworkflow immer ersichtlich“, so Jürgen Wisch. „Zudem lässt sich die eigene Verwaltungsorganisation relativ einfach mit ihren unterschiedlichen Ebenen – Kontierung, Anordnung, Buchhaltung etc. – abbilden.“ Auch die automatische Information der Mitarbeiter über im RWF vorhandene und zu bearbeitende Rechnungen verspricht eine nützliche Hilfestellung.
Der Einführungsprozess verlief ebenso akribisch wie systematisch. So wurden zur Vorbereitung auf die Kickoff-Veranstaltung Laufzettel an die Papierrechnungen angefügt, um die Bearbeitungswege und -schritte besser nachvollziehen zu können. Anhand dieser Informationsbasis entstand ein Konzept für die Einrichtung des Workflows in der Verwaltung, das anschließend noch im Detail an die Samtgemeinde angepasst wurde.
Die Installation der Pilotversion des Rechnungsworkflows erfolgte in enger Abstimmung zwischen der Isenbütteler IT-Abteilung und Axians Infoma. Maßgabe für die schrittweise Umsetzung des zuvor erstellten Konzepts im Workflow war, dass zunächst nur einer von drei Fachbereichen das Verfahren testet. Nachdem der Test positiv verlief, wurden auch die anderen Fachbereiche systemseitig eingerichtet – aufgrund der verständlichen Bedienung und Administration eine Aktion, die von den Mitarbeitern in Eigenregie übernommen werden konnte. Zeitgleich führte Axians Infoma die Inhouse-Anwenderschulungen zur Vorbereitung auf die tägliche Arbeit mit dem Workflow durch.

Nutzen

Nach den ersten Monaten im Produktivbetrieb zeigen sich Jürgen Wisch und sein Team zufrieden mit dem Status quo: „Insgesamt haben sich die Arbeitsprozesse verbessert, was u.a. auch daran liegt, dass sich die Rechnungen bereits wenige Sekunden nach dem Einscannen im Workflow befinden. Lange Wege über die Hauspost entfallen seither.“ Zudem ist es möglich, sich für periodisch wiederkehrende Rechnungen, wie z.B. die monatliche Telefonrechnung, Kontierungsvorlagen anzulegen. In den Kontierungsvorlagen werden u.a. Kreditor/Debitor, Kostenstellen und Kostenträger vorgegeben, sodass diese nicht bei jeder Rechnung manuell eingegeben werden müssen. Hierdurch lässt sich die Rechnungsbearbeitung deutlich verkürzen. Als eine wesentliche Hilfe für Sachbearbeiter und auch Vorgesetzte erweist sich die Möglichkeit, direkt über den Browser auf den Workflow zuzugreifen. Eine Installation der Infoma newsystem-Anwendung auf dem Rechner des Benutzers ist dadurch nicht zwingend erforderlich, da sämtliche Kontierungsarbeiten, das Anordnungswesen und das Verbuchen der Rechnungen über die Browser-Anwendung und nicht über den Infoma newsystem-Client erfolgen.

Da der Workflow eine Auflistung und Klassifizierung aller im Workflowprozess liegenden Rechnungen bietet, „haben wir zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle in Bearbeitung befindlichen Rechnungen“, so Jürgen Wisch. „Dank der farblichen Hervorhebungen, z.B. beim Fälligkeitsdatum, ist zudem schnell ersichtlich, welche Rechnungen priorisiert zu bearbeiten sind.“

Aufgrund der Vielzahl an Funktionalitäten und Individualisierungsmöglichkeiten des integrierten Rechnungsworkflows konnten sämtliche Anforderungen seitens der Samtgemeinde Isenbüttel erfüllt werden. Dennoch tauschen sich der Pilotanwender und der Ulmer Softwareanbieter auch Monate nach dem erfolgreichen Echtstart regelmäßig aus. Dabei geht es u.a. auch darum, wie das Programm nach den ersten Nutzungserfahrungen noch effektiver auf die besonderen Erfordernisse in der Praxis zugeschnitten werden kann. Damit stellt Axians Infoma einmal mehr seinen Anspruch unter Beweis, die Kommunen mit bedarfsgerechten Lösungen wirksam zu unterstützen. Der intensive Dialog mit den Kunden ist dafür unbedingte Voraussetzung. In dem Zusammenhang freut sich Jürgen Wisch schon heute auf künftige Weiterentwicklungen und Innovationen – auch mit Blick auf den für 2017 geplanten Betrieb eines Kreis-IT-Verbunds.