Stadt Schramberg

Integriert zum Direktumstieg auf die Doppik

Zeit hat in der im Mittleren Schwarzwald gelegenen Stadt Schramberg seit jeher einen hohen Stellenwert – ist die 21.000 Einwohner zählende Große Kreisstadt seit dem 19. Jahrhundert doch Stammsitz eines der führenden Uhrenhersteller in Europa. So geprägt, war es nur konsequent, dass die Verantwortlichen schon lange bevor das Gesetz in Baden-Württemberg den Umstieg auf das Neue Kommunale Finanzwesen verlangt, diesen Schritt vollzogen haben. Am 1. Januar 2016 wechselte die Verwaltung produktiv vom kameralen in den doppischen Buchungsstil – und war damit die erste und gleichzeitig größte Stadt im betreuenden Rechenzentrum KIRU, die in einem Direktumstieg mit gleichzeitigem Softwarewechsel in die Doppik ging.

Herausforderung

Seit Jahrzehnten schon Kunde des Zweckverbands Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU), sollte das nach dem Willen der Verwaltung auch so bleiben. „Uns war die Betreuung durch das Rechenzentrum wichtig, um von der Administration und Pflege der IT befreit zu sein“, erklärt Stadtkämmerer Rudi Huber. „Weitere entscheidungsrelevante Kriterien für das künftige System waren zudem die Benutzerfreundlichkeit, komfortable Auswertungsmöglichkeiten, die Kosten und vor allem eine auf ein Minimum reduzierte Schnittstellenanbindung.“

Lösung

Mit diesen klaren Vorstellungen startete die Stadt in den Auswahlprozess, der sich schnell zugunsten des Finanzwesens von Axians Infoma entschied. Der Ulmer Anbieter ist einer von zwei KIRU-Partnern für die Einführung der kommunalen Doppik. Überzeugt hatte die Schramberger das bei KIRU unter dem Namen kiru.Finanzen_N eingesetzte, auf Infoma newsystem basierende Produkt unter anderem, da es exakt die zur Zeit maßgeblichen Bedürfnisse abbildete, aber durch seine Ausbaufähigkeit auch Zukunftssicherheit gewährleistete.

Ein weiteres wesentliches Argument war die gebotene Integrationsfähigkeit. „Uns hat gefallen, dass es sich hier um eine integrierte Lösung handelt, da wir Schnittstellen als eher problematisch ansehen“, so Stadtkassenleiter Gerhard Hettich. Deshalb wurde das bis dahin eigenständig vorhandene Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Axians Infoma neu aufgesetzt und in die große Lösung überführt, um auch hier den Vorteil der Integration nutzen zu können.

Steuern und Abgaben, Anlagenbuchhaltung und Vollstreckung sowie Kommunale Betriebe für den Regiebetrieb Bauhof sind weitere Module, mit denen Schramberg seither seine Anforderungen wie geplant abdeckt –  mit ein Ergebnis der intensiven mehrmonatigen Einführungsphase, in der es für die aus der Stadt, dem IT-Dienstleister KIRU und Axians Infoma bestehende Projektgruppe ein umfangreiches Programm abzuarbeiten galt.

Die stellvertretende Stadtkämmerin Manuela Götze erinnert sich: „Wir haben sehr viele Definitionen, wie z.B. Teilhaushalte, Kostenträger, Kostenstelle, Sachkonto etc., selbst festgelegt und in verschiedenen Workshops Dinge wie Budgetstruktur und Berechtigungskonzept erarbeitet.“ Dass hierbei manche Entscheidungen noch einmal korrigiert werden mussten, lag zum einen an den zum Teil kurzfristig zu bewerkstelligen Vorbereitungen. Zum anderen bereiteten aber auch einige sich im Laufe der Jahre entwickelten Besonderheiten den Beteiligten Kopfzerbrechen. Eine davon war die Notwendigkeit, Einheitskasse, Eigenbetriebe und Zweckverband ins System zu bringen.

So stellte beispielsweise die Einbindung von Eigenbetrieben und Gesellschaften alle vor die Frage „Wie setzt man das jetzt um?“. Denn eine der Eigenarten in Schramberg ist, dass die Kernverwaltung zwar die Zahl- und Bankgeschäfte der Eigenbetriebe und Gesellschaften übernimmt, deren Buchhaltung aber gesondert geführt wird. Und hier, gibt Gerhard Hettich zu, ging es zunächst „in eine falsche Richtung“, sodass im laufenden Betrieb Korrekturen erforderlich waren. Das letztendlich mit Hilfe von Axians Infoma entwickelte und erfolgreich eingesetzte Modell einer nur mit Einnahmen/Ausgaben und Erträgen/Aufwendungen geführten Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung brachte hier die optimale Lösung. Mit Blick auf den ab 2020 in Baden-Württemberg vorgeschriebenen Gesamtabschluss für Kommunen ab 20.000 Einwohner wurde zudem für die Eigenbetriebe, welche ebenfalls Infoma newsystem nutzen, eine einheitliche Kontierung festgelegt.

Auch wenn sich die Anzahl der Schnittstellen aufgrund der Integrationsfähigkeit des Finanzwesens in Grenzen hielt, waren doch verschiedene Anbindungen an Vorverfahren notwendig, wie z.B. an das Bußgeldverfahren. Als eine der größeren Herausforderungen erwies sich jedoch die Anbindung an das eingesetzte Dokumenten Managementsystem. Da das dezentrale Anweiswesen beibehalten werden sollte, hieß es, die bereits vorhandene elektronische Ablage der Kassen- und Anordnungsbelege mit den aus der Buchhaltung angelieferten doppischen Meta-Daten passend zu verknüpfen – auch für das Rechenzentrum eine neu einzurichtende Funktionalität, die in Zusammenarbeit mit dem Partner Axians Infoma ebenfalls erfolgreich realisiert wurde.

Nutzen

Seit dem Start in den Echtbetrieb vor über einem Jahr läuft es durchweg plangemäß. Die erste selbstständige Haushaltsplanung sowie die Auswertungen und Kontenschemata sind unter Berücksichtigung der gesetzlichen Ansprüche umgesetzt; die Eröffnungsbilanz ist erstellt und liegt bereits zur Prüfung vor. Entsprechend positiv fällt das Fazit in Schramberg aus. Neben der fehlenden Schnittstellenproblematik kommt vor allem die einheitliche und leicht zu bedienende Oberfläche bei den Anwendern gut an. „Man findet sich überall zurecht, egal in welchem Modul man arbeitet“, so Gerhard Hettich. Darüber hinaus sind die Auskunfts- und Auswertemöglichkeiten sowie die Verwaltung der Stammdaten für ihn große Pluspunkte der Lösung.

Auch Manuela Götze bestätigt dies und sieht die Funktionalität des Systems als bedienerfreundlich an. Für die stellvertretende Stadtkämmerin zeigt sich aber sowohl im direkten Export der Daten aus der Mittelüberwachung und Haushaltsplanung als auch in der Möglichkeit, zahlreiche unterschiedliche Berichte zu definieren, die Stärke des Produkts.

Den Umstieg, darin sind sich die Schramberger einig, würden sie im Rückblick betrachtet genauso wieder angehen, wie sie ihn auch realisiert haben.