Gemeinde Neuhaus

Gemeinde Neuhaus setzt bei Digitalisierung auf Axians Infoma und pmi

Seit Axians Infoma 2016 die europaweite Ausschreibung des Gemeindeinformatikzentrums Kärnten GIZ-K GmbH zur Einführung einer modernen Standardlösung in österreichischen Städten und Gemeinden für sich entschied, nutzen immer mehr Verwaltungen die Software für ihre Prozesse rund um das Voranschlags- und Rechnungswesen. So auch die Gemeinde Neuhaus. Die im Südosten Kärntens gelegene Kommune hat mit Infoma newsystem zur Abdeckung des Finanzwesens und einer von pmi installierten Software zur Steuerung des Dokumentenmanagements einen digital integrierten und intelligenten Zusammenschluss erfolgreich realisiert.

Mit etwas über 1.000 Einwohnern zählt Neuhaus zu den kleinen Gemeinden, profitiert aber genauso von den Vorteilen der Lösung wie beispielsweise eine Stadt wie Villach. Denn unabhängig von der Größe einer Verwaltungseinheit nach Einwohnern handelt es sich bei Buchungen, Zahlungsvorgängen, Rechnungsverarbeitung, Rechnungsabschlüssen, Dokumentenablage, Unterschriften usw. um gleichartige Prozesse. Infoma newsystem sorgt durch die digitale Abbildung der Daten für eine praktisch fehlerlose Verarbeitung, vermeidet Doppeleingaben und setzt Regeln und Normen mit sehr hoher Zuverlässigkeit um.

Integrierter Rechnungsworkflow steigert Effizienz und Qualität

Die deutlichen Effekte in der Effizienzsteigerung und Qualitätsabsicherung durch die digitale Verknüpfung von Daten zeigen sich beispielsweise beim Einsatz des integrierten Rechnungsworkflows. Vom Eingang der Belege und der zu Bestellvorgängen gehörenden Unterlagen bis zur Zahlungsanweisung reduziert sich die Tätigkeit der Beteiligten auf die Prüfung, Freigabe und ggfs. Zurückweisung und Kommentierung.

Dafür werden alle ankommenden Schriftverkehre gescannt und in digitaler Form abgelegt. Anhand der Informationen in den Schriftstücken erkennt das Modul nach intelligenten Regeln, dass es sich um eine Rechnung handelt und ordnet sie einem Bearbeiter in der Gemeinde zu. Weiters erkennt die Software automatisch eine Vielzahl von Parametern auf der Rechnung, wie den Betrag, die Lieferantenadresse, das Auftragskennzeichen und vieles mehr. Diese Daten gehen dann z. B. elektronisch an den Kindergarten, werden hier auf Korrektheit geprüft und nach Freigabe per Mausklick an die Amtsleiterin zurückgeschickt. Sie überprüft die Einhaltung der Budgets im Kindergarten. Ist alles ok, erteilt der Bürgermeister die Freigabe mit seiner digitalen Unterschrift. Letzte Station des elektronischen Workflows ist die Buchhaltung, wo die Rechnung verbucht und zur Zahlung angewiesen wird.

Das Ergebnis: Die Rechnungsbearbeitung ist deutlich schneller, komfortabler und sicherer. Wiederholte und fehleranfällige Eingabe von Daten gehören der Vergangenheit an. Und in welchem Schritt sich eine Rechnung gerade befindet, ist jederzeit feststellbar, ohne dass sie als physisches Dokument in Postmappen oder auf Schreibtischen gesucht werden muss.

Die Ablage der Rechnungen erfolgt in einem digitalen Archiv. Jeder einzelne Schritt der Bearbeitung wird lückenlos dokumentiert und abgelegt. Auf diese Weise ist die Gemeinde in der Lage, jederzeit Fragen zu einzelnen Zahlungsvorgängen transparent und nachvollziehbar beantworten zu können.

Systeme erfüllen hohe Erwartungshaltung

Drei Mitarbeiterinnen arbeiten in der Neuhauser Gemeindeverwaltung. Daher ist die Erwartungshaltung an die neue Lösung für das Finanzwesen und Dokumentenmanagement stark auf Effizienzsteigerung ausgerichtet. Regina Wiedl, Amtsleiterin der Gemeinde Neuhaus, erläutert: „Das Finanzwesen Infoma newsystem und Docuware zur Verarbeitung, dem papierlosen Fluss und der Archivierung von Dokumenten ist ein sehr starkes, zukunftsweisendes kommunales Kernsystem. Leistungsfähige Server ermöglichen schnelle Suchabfragen, was Zeit spart. Workflows und Bedienoberflächen wurden perfekt auf die Bedürfnisse unserer Gemeindestruktur angepasst. Wir erwarten tägliche Effizienzgewinne z. B. bei der Rechnungsverbuchung, da Standardverträge eigenständig erkannt und zu Bestellungen zugeordnet und vorerfasst werden können.“

Ihre Bilanz fällt daher entsprechend positiv aus: „Ich sehe Axians Infoma und pmi als langfristige und sehr zukunftsweisende Partner. Das Kundenverständnis ist sehr hoch und Anfragen werden kundenorientiert und sehr effizient bearbeitet. Zusätzlich freuen wir uns über die örtliche Präsenz und die lokale Wertschöpfung.“