Brochure_Infoma_Finanzwesen

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Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für die smarte Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2. Workﬂowbasierte, papierlose Voranschlagsplanung . . . . . . . . 6 3. Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung . . . . . . . . . . . . . . 8 Digitaler Rechnungseingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Digitaler Rechnungsausgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . 12 5. Digitale Veranlagung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6. Onlineprozesse für Verwaltung, Bürger:innen und Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 7. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Berichtswesen Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Job-Steuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Zentrale Vertragsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Liegenschafts- und Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 8. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . . 20 2 Axians Infoma GmbH

FINANZWESEN 1 Die Lösung für die smarte Verwaltung Die Aufgabenvielfalt in den Gemeinden und Ver- bänden nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Automatisierte, durchgängig digitale Prozesse stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Der Wunsch der Bürger:innen Behördengänge digital und bequem von zuhause aus zu erledigen sowie die Verwaltungsmodernisierung erhöhen den Druck für ein zeitnahes Handeln. Hier heißt es, auch den Anforderungen von Mitarbeiter:innen und Unternehmen an eine moderne, serviceorientierte, kurz: eine smarte Verwaltung gerecht zu werden. #smartverwalten lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zukunftsgerecht zu nutzen. Dabei unterstützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den richtigen Lösungen. Über 1.500 Verwaltungen in der DACH Region jeder Größenordnung haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. Ein wirksames Smart Government beginnt mit dem Infoma Finanzwesen. Es bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben in der Finanzverwaltung , Steueramt und weiteren Fachämtern oder bei fachämterübergreifenden Anwendungen durchzuführen – prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTVERWALTEN MIT INFOMA Integriertes Finanzwesen mit seinen Fachverfahren Integrierte digitale Rechnungsbe- arbeitung Digitales Finanzwesen mit seinen Fachverfahren Digitale Vernetzung von Prozess- ketten verschiedener Abteilungen Smart Government Prozesse für Bürger:innen, Unternehmen und Behördern 4 Axians Infoma GmbH

Dabei können Sie sich auf eine zertifizierte Software mit intuitiver Bedienung und bedarfsgerechten Funktionalitäten verlassen. Mit sämtlichen Leistungsmerkmalen für Kameralistik und Doppik ausgestattet, optimiert Infoma Ihre Ver- waltungsarbeit. Als Drehscheibe aller finanzrelevanten Daten und Vorgänge integriert die Lösung medienbruchfrei Anwendungen über das Finanzwesen hinaus – z. B. die Fachverfahren Liegenschafts- und Gebäudemanagement oder Kommunale Betriebe. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papierloser Prozesse. Auf dem Weg zur smarten Verwaltung spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die Modern Clients zu entwickeln. Mit Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client können wir nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort ermöglichen. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeits welt „new work“ gerecht zu werden. KERNELEMENTE SMART INFOMA Moderne Clients, die den Ansprüchen an „new work” gerecht werden Bessere Prozesse, die Bürger:innen und Verwaltung vernetzen P R O Z E S S E N T S L I E N C R E D O M SMART INFOMA KI & DAT E N Software, die eigenständig Lösungen bietet Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Dazu gehört ebenfalls das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung zur Verfügung. Der Betrieb in der Cloud erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Rechtsvor- schriften sowie unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards. Ohne technische Hürden ist damit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung, z. B. durch Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) für Routinetätigkeiten oder sonstige Services. Denn um die Vorteile integrierter und intelligenter Services voll nutzen zu können, ist die Cloud unverzichtbar. Routinetätigkeiten mittels KI zu erledigen und die so freiwerdenden Ressourcen für neue Aufgabenbereiche einzu- setzen, ist nur eine der zahlreichen Möglichkeiten. Darüber hinaus lassen sich aufgrund neu gewonnener Erkenntnisse Entscheidungswege optimieren – z. B. durch die Erstellung von Prognosen als Basis für die Voranschlagspla- nung. Und die Vernetzung von Daten sorgt für eine erhöhte interne Effizienz, da Auffälligkeiten bei Buchungen sofort erkannt werden. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Port- foliostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten Lösungen Rechnung. Denn nur so können wir Ihnen ein Finanzwesen bieten, das Sie mit durchgängig digitalen Prozessen zur smarten Verwaltung macht. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. Axians Infoma GmbH 5

2 Workﬂowbasierte, papier - lose Voranschlagsplanung Komplett digital, ohne Papier und Medienbrüche: Die Voranschlagsplanung und -steuerung von Infoma erfolgt in einem workﬂowbasierten Prozess, der maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit bietet. Dank intuitiver Bedienung ermöglichen die durchgängigen Abläufe die einfache und komfortable Aufstellung eines Voranschlagsplans. Neben Planung und Erfassung inklusive Freigabe der Budgets tragen die Online-Präsentations- möglichkeiten eines interaktiven Voranschlags sowie eine dezentrale Budgetauskunft zu einem transparenten, effizienten und digitalen Finanzmanagement bei. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Voranschlags- und Budgetplanung Stellt einen aktuellen, vollständigen Voranschlag für ein auf Transparenz Interaktiver Voranschlag und Vorbericht / Rechenschafts- bzw. Lageberichte Ermöglicht, in Kombination mit dem Leistungsportfolio des Schwester- und Effizienz ausgerichtetes Finanzmanagement auf. Die App ermöglicht unternehmens Axians IKVS, den Haushalt via Internet zu präsentieren. Ohne eine dezentrale, workflowbasierende Voranschlagsplanung für die digitale Mehraufwand können über alle Hierarchieebenen hinweg Haushaltsdaten Abbildung manueller Prozesse. grafisch und visuell aufbereitet werden. Die gesetzlich vorgeschriebenen Voranschlagsberichte sowie die Lage- bzw. Rechenschaftsberichte lassen sich auf Knopfdruck erstellen. 6 Axians Infoma GmbH

Infoma App Budgetauskunft Bietet auch dezentral tätigen Mitarbeiter:innen die komfortable Möglichkeit einer einfachen und schnellen Budgetüberwachung. Dabei werden die im Budget bereits gebuchten Rechnungen sowie über- und außerplanmäßige Mittel, Reste und Mittelreservierungen für den jederzeitigen Überblick über noch verfügbare Beträge berücksichtigt. Investitionen sowie die wichtigsten Berichte sind ebenfalls direkt abrufbar. Workflowunterstützte Voranschlagsplanung: Budgetplanung und Budgeterfassung HIGHLIGHTS Einfache, papierlose, workflow- unterstützte Voranschlagsplanung Voranschlagsberichte sowie Lage- bzw. Rechenschaftsberichte auf Knopfdruck Interaktiver Haushalt via Internet Maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit Axians Infoma GmbH 7

3 Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung DIGITALER RECHNUNGSEINGANG Von der Bestellung mit Mittelreservierung bis zur Archi- vierung in der Finanzakte – auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessketten bei Finanzbuchhaltung und Haus- haltsausführung gehört die voll automatisierte Rechnungs- bearbeitung zu den grundlegenden Schritten. Kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe mit gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter:innen und eine hohe Prozess- sicherheit sind hier ein Ziel. Den größtmöglichen Nutzen bieten dabei das Empfangen, Verarbeiten und intelligente Anreichern der eRechnungsdaten mittels Künstlicher Intelligenz sowie die transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess. Mit der digitalen Freigabe und automatischen Archivierung wird der durchgängige Ab- lauf lückenlos fortgesetzt. Die Möglichkeit der Kontierung in Kosten- und Leistungsrechnung und Anlagenbuchhaltung bildet den Schlusspunkt eines medienbruchfreien Prozesses. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Auftrags- und Bestellworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung eRechnungs-Manager Bereitet strukturiert formatunabhängige eRechnungsdaten auf. Alle Rech- in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen und Gutschriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den spezifischen Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signaturkomponente ergänzen. nungsdaten werden – gleich ob sie elektronisch von Portal-Services, per E-Mail, Schnittstellen oder papiergebunden eingehen – intelligent ange- reichert und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzt, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. 8 Axians Infoma GmbH

Elektronische Akte Übergibt alle aus Infoma erzeugten Dokumente automatisch zur Ablage und Verwaltung in die elektronischen Fachakten, z. B. Finanz- und Steu- erakte etc. Die Elektronische Akte gewährleistet eine effiziente Pro- zessunterstützung im gewohnten Arbeitsumfeld. Die revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen (z. B. Eingangsrechnungen, Steuerbe- scheide u. v. m.) mit individueller Abbildung von Aufbewahrungsfristen und anderen gesetzlichen Regelungen pro Dokumententyp steht optional zur Verfügung. Anlagenbuchhaltung Erledigt alle buchhalterischen Aufgaben zur Verwaltung des Anlage- ver mögens. Dabei werden verschiedenste Anforderungen nach steuer-, handels- oder haushaltsrechtlichen sowie anderen Rahmenbedingungen abgedeckt. Einkauf, Verkauf, Haupt- und Nebenbuchhaltung stimmen dadurch immer überein. Kosten- und Leistungsrechnung Erlaubt, Organisations- und/oder Produktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. Erfassung und Kontierung einer Eingangsrechnung HIGHLIGHTS Sofortige Mittelreservierung und Berücksichtigung formaler Geneh- migungsstufen und Berechtigungen Strukturierte Aufbereitung der eRechnungsdaten und intelligente Anreicherung und Ergänzung durch inhaltliche Mehrwerte Digitale Abbildung sämtlicher Schritte im Rechnungsfreigabeprozess Direkte Auskunftsfähigkeit und schnelle Bearbeitungszeiten in den Fachabteilungen Konsistenz von Haupt- und Neben- buch haltungen Axians Infoma GmbH 9

DIGITALER RECHNUNGSAUSGANG Komplett digital lässt sich auch der Rechnungs- ausgang gestalten. Mit der digitalen Erstellung der Ausgangsrechnungen, der optionalen elektronischen Freigabe, dem digitalen Versand aus der Elektronischen Akte oder der internen Weitergabe zur direkten Bezahlung wird ein papierloser Prozess realisiert. Die automatisierte Ablage der erstellten Rechnungen über die Finanzakte in einem Dokumenten Managementsystem vervollständigt diesen Prozess. HIGHLIGHTS Durchgängig digitaler Rechnungs- und Belegausgang Zusätzliche Lösungen für dezentrale Anwendungen in den Fachabteilungen Erstellung von eRechnungen direkt aus dem Finanzwesen Automatisierte Weitergabe zur Archivierung an die Elektronische Akte Direkte Übergabe zum Versand an externe Zustelldienste Web-Oberfläche mit Warenkorb der Infoma App Webkasse 10 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Faktura Übernimmt die dezentrale Erfassung und integrierte Weiterverarbeitung Elektronische Finanzakte Legt alle in Infoma erzeugten relevanten Dokumente in den jeweiligen Fach- beliebiger Einzelrechnungen und Einzelbescheide in Infoma. Die Infoma akten ab. Weitere Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 9 App Faktura ermöglicht es den Fachabteilungen, umsatzsteuerkonforme Rechnungen dezentral zu erstellen. Infoma Versand-Manager Steuert den Versand von Massendrucken, z. B. Steuerbescheide, Rechnungen, Infoma App Webkasse Gewährleistet schnelle und effiziente Arbeitsabläufe im Barkassenprozess. Mahnungen. Der Infoma Versand-Manager übermittelt die Dokumente aus der Elektronischen Akte digital an einen Zustelldienst. Die Zustellung Die Kassenlösung bietet einen breiten Funktionsumfang mit Fokus auf einer erfolgt je nach Zustelldienst konventionell per Brief, dual oder volldigital. bedienungsfreundlichen Web-Oberfläche. Durch die intuitive Abwicklung Nach erfolgreichem Abschluss des Versandauftrages gehen die Dokumente der Zahlungsprozesse über Warenkörbe ist die Lösung für den dezentralen zur Archivierung über die Elektronische Akte optional in ein Dokumenten Einsatz – z. B. Bürgerbüro, Standesamt, Schwimmbad etc. – perfekt gestaltet. Managementsystem oder Hardware-Archiv. Die am Tagesende erstellten Kassenabschlüsse stehen inklusive aller Transaktionen direkt im Finanzwesen Infoma zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zudem ist eine direkte Anbindung an zahlreiche EC-Cash Ter- Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess. Weitere minaltypen integriert. Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 8 Infoma eRechnungsausgang Generiert eRechnungen aus Infoma heraus. Der Infoma eRechnungsausgang übernimmt den Transfer und die Übersetzung von relevanten Rechnungs- daten in ein entsprechendes valides Format, das branchenübergreifend eingelesen werden kann. Axians Infoma GmbH 11

4 Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr Eine vollständige Automatisierung des Bereichs Forderungsmanagement und Zahlungsverkehr sorgt gleich zweifach für Vorteile: Die Verwaltung wird im Prozess von der Abwicklung der Einnahmen mit automatischem Zahl- und Abbu- chungslauf bis zur Einleitung der Exekution deutlich entlastet; den Bürger:innen erleichtern entsprechende Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über einen gängigen Zahlungsanbieter den Ausgleich ihrer Zahlungsaufforderungen. Ein lückenloser Mahnprozess mit Übergabe in die Vollstreckung sowie die Zusammen stellung und Klassifizierung aller Forderungen eines Schuldners im Rahmen der Insolvenzverwaltung vervollständigen das aktive Forderungsmanagement. Für die Verwaltung sämtlicher Darlehen steht darüber hinaus weitere Unterstützung zur Verfügung. Zahlung auf mobilem Endgerät 12 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Kassa Übernimmt alle buchhalterischen Aufgaben, ordnet Zahlungseingänge den Infoma App Adressverwaltung Erlaubt die dezentrale Abfrage von Adressdaten und für die Antragstel- offenen Posten mit hoher Trefferquote zu, macht automatisierte Aufrech- lung von Adressänderungen und -neuanlagen. Die Adressbestände werden nungs- und Zahlungsvorschläge, bedient gesetzlich geforderte Statistiken, permanent optimiert, auch im Zusammenspiel mit angebundenen Fach- kontiert die Zahlungsströme auf die Finanzrechnungskonten u. v. m. verfahren von Drittanbietern. Der so erzielte eindeutige Adressbestand ePayment-Manager Ermöglicht schnelle und sichere Online-Bezahlprozesse für alle Einnah- ist die Basis für ein erfolgreiches Forderungs- und nachhaltiges Adress- management. Die Mitarbeiter:innen in der Fachabteilung können in einer einfachen und losgelösten Oberfläche die Adressen in ihrem Verantwor- mearten und bietet so einen komfortablen Service für die Bürger:innen tungsbereich abfragen und pflegen. mit direktem Ausgleich der Forderung. Die sofortige Zahlungsmöglichkeit trägt insbesondere zur Verbesserung des Forderungsmanagements und der Entlastung der Verwaltung bei. Darlehensverwaltung Liefert Entscheidungshilfen, Planungswerkzeuge und Arbeitserleichterun- gen bei aufgenommenen und vergebenen Darlehen. So werden z. B. auto- matisiert Zins- und Tilgungspläne erstellt und können direkt in das Infoma Finanzwesen gebucht werden. HIGHLIGHTS Übernahme aller Zahlungen inkl. der Zuordnungen zu den offenen Posten Online-Bezahlmöglichkeiten mittels QR-Code über gängige Zahlungsanbieter Mahnprozess mit Übergabe in die Exekution Zusammenstellung und Klassifizierung aller Forderungen eines Schuldners Einheitliche Darstellung aller Adressen einer Person (Bürgerkonto) und Adressabgleich mit dem Zentralen Melderegister (ZMR) Axians Infoma GmbH 13

5 Digitale Veranlagung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Ver- anlagung und Erhebung von Steuern, Gebühren, Beiträgen, Abgaben lassen sich ebenfalls in einem vollständig digitalisierten Prozess erledigen. Die Möglichkeit, Grundsteuerbescheide elektronisch zu empfangen und Steuerbescheide digital zu erzeugen, auto- matisch zu archivieren und elektronisch zu versenden, gewährleistet einen effizienten papierlosen und vor allem nachhaltigen Ablauf. Zusätzlicher Komfort entsteht, wenn auch der Freigabeprozess digital erfolgt. HIGHLIGHTS Einheitliche Personenkontenführung für alle Abgabearten und Objekte Flexibel gestaltbare Bescheide Digitale Verbrauchsabrechnung mit komfortabler Zähler- und Tonnenverwaltung Online-Erfassung und Übermittlung von Zählerständen mit Plausibilisierung Elektronischer Versand der Bescheide 14 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben Unterstützt alle Veranlagungsformen, wie Jahres- oder Änderungsveran- Mobile Zählerstandserfassung Ermöglicht die digitale Ablesung der Zähler in der Verwaltung. Erfassung lagungen für Kommunalsteuer, Grundsteuer, Hundesteuer und sonstige und Übermittlung der Zählerstände erfolgen online. Eine Plausibilisierung kommunale Abgaben. Als besonders mitarbeiter- und bürgerorientiert er- durch den Vergleich mit Vorjahreswerten ist damit frühzeitig gegeben und weisen sich die gut lesbaren Bescheide sowie die frei zu definierenden Feld- die Zählerstände lassen sich direkt in der Verbrauchsgebührenabrechnung bezeichnungen der Masken für die Veranlagung von Abgaben. weiterverarbeiten. Die auf Apple- und Android-Endgeräten vor Ort erfassten Verbrauchsabrechnung Verarbeitet und wertet – ergänzend zu Steuern, Gebühren und Beiträgen – im Dialog mit den Bürger:innen veranlagungsrelevante Informationen bei der Abrechnung von verbrauchsabhängigen Gebühren effizient aus, wie u. a. Wasser und Abfall. Daten gehen direkt ins System. Bei fehlendem Empfang kann auch offline abgelesen werden. Ist das Gerät wieder online, werden die Werte an Infoma übergeben. Elektronische Steuerakte Legt die elektronisch empfangenen Messbescheide und erzeugten Steuer- bescheide in der elektronischen Steuerakte ab. Weitere Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 9 Infoma Versand-Manager Steuert den Versand von Massendrucken, z. B. von Steuerbescheiden oder Mahnungen. Weitere Informationen siehe genauere Beschreibung, S. 11 Effiziente Unterstützung für die Anforderungen im Steueramt Axians Infoma GmbH 15

6 Onlineprozesse für Verwaltung, Bürger:innen und Unternehmen Eine Win-win-Situation für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung durch mehr Service und Komfort ist das erklärte Ziel. Die Entwicklung von Online-Bürgerservices erfolgt bei Axians Infoma nach dem Prinzip: vollständig durchgängige Prozesse zu schaffen, ohne dass von Seiten der Verwaltungsmitarbeiter:innen in den Ablauf eingegriffen werden muss. Dennoch gibt es auch bei Standardarbeiten Ausnahmen – beispielsweise wenn besondere Fachexpertise bzw. Entscheidungen oder rechtliche Beurteilungen notwendig sind. Unterstützung ist auch in diesen Fällen gewährleistet, da die Kriterien für eine manuelle Weiterverarbeitung bei jedem Verarbeitungsschritt definiert werden können. Effiziente Beispiele sind die papierlose Bescheidzustellung, digitale Bezahlprozesse, Erteilung von SEPA- Mandaten u. a. Hundean- und abmeldung Die Infoma App Hundemanager ermöglicht, Hunde digital an- und abzumel- den, eine verlorene Hundemarke zu melden oder eine neue zu beantragen. Neben der Plausibilisierung der erfassten Daten bietet die App die volle Inte- gration in das Finanzsystem Infoma. Automatisch erfolgt die Zuordnung der richtigen Finanzadresse der Bürger:innen bzw. die Neuanlage, der richtige Hundesteuertarif wird ermittelt und bei der Anmeldung ein neues Steuer- objekt erstellt oder bei Abmeldung entsprechend beendet. Ebenfalls können die Veranlagung und Erstellung des Hundesteuerbescheids sofort oder per Stapellauf durchgeführt werden. Die digitale Zustellung der Bescheide erfolgt durch den Infoma Versand- Manager. (siehe S. 11) BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Hundemanager Steuern, Gebühren, Beiträge, Abgaben 16 Axians Infoma GmbH

Online Zählerstandserfassung Als ein in die Verbrauchsgebührenabrechnung integriertes Onlineverfahren ermöglicht die Infoma App Online Zählerstandserfassung eine direkte digi- tale Erfassung und Übermittlung der Zählerstände. Über den QR-Code auf der Ablesekarte gelangen die Bürger:innen in die mit Zählerstandsnummer und Vorjahreswert bereits vorausgefüllte Online Zählerstandserfassung. Dort können sie ihre Verbräuche eintragen. Der Vergleich mit Vorjahres- werten erlaubt bereits frühzeitig eine Plausibilisierung der Zählerstände. Die gemeldeten Zählerstände lassen sich direkt in der Verbrauchsgebühren- abrechnung weiterverarbeiten. Eine elektronische Verarbeitung der postalisch eingegangenen Zählerkarten ist ebenfalls möglich. Komplett digital wird die Abwicklung, wenn automa- tisch ein Link mit direktem Zugang zur Online Zählerstandserfassung oder die Ablesekarte per E-Mail an die Verbraucher:innen geht. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Infoma App Online Zählerstandserfassung Verbrauchsabrechnung Axians Infoma GmbH 17

7 Weitere integrierte Lösungen Neben der Basisanwendung für vollständig digitale Prozesse im Finanzwesen bieten wir passende Lösungen für komfortables, mitarbeiterorientiertes und wirtschaft- liches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Mit den vorhandenen Möglichkeiten für weitergehende detaillierte Auswertungen, die Ansteuerung automatisierter Abläufe sowie ein optimales Vertragsmanagement schaffen wir die Voraussetzung für mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Berichtswesen Plus Erstellt einfache Berichte aus dem Finanzwesen (z. B. Wochen-, Monats- Zentrale Vertragsverwaltung Ermöglicht ein effizientes Vertragsmanagement mit zentraler oder dezent- und Quartalsberichte) mit automatisierter und zeitgesteuerter Verteilung. raler Pflege. Das Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeich- Das einheitliche und standardisierte Berichtswesen hält für jede Führungs- nis und gibt einen Überblick über die zu zahlenden Beträge, dem Vertrag kraft bzw. alle Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen genau die richtige zugeordnete Dokumente und anstehende Fristen. Information zur richtigen Zeit in der richtigen Form bereit. Job-Steuerung Entlastet von periodischen Aufgaben durch automatisierte Jobverarbei- tung, z. B. Schnittstellen einlesen, Mahnlauf oder Zahlungsvorschlag erstellen etc. Laufzeitintensive, sich regelmäßig wiederholende oder differenzierte Aktivitäten und Routinearbeiten werden im Hintergrund erledigt. Alle relevanten Jobs lassen sich so komfortabel planen, steuern und überwachen. Die Drucksteuerung gewährleistet einen optimierten Druck- und Versandprozess von Berichten und Bescheiden. Das vollautomatische Einspielen eines Updates oder Patches ist möglich. 18 Axians Infoma GmbH

Die Leistungsfähigkeit unseres Finanzwesens steht auch für den dezentralen Einsatz in Fachämtern zur Verfügung. Integrierte Fach- verfahren in unserem Produktportfolio ermög- lichen zudem ein durchgängiges Verwaltungs- handeln. Dazu gehören: Liegenschafts- und Gebäudemanagement Bietet ein effizientes softwaregestütztes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude und Anlagen – integriert oder autonom als Branchenlösung. GEFMA-zertifiziert, übernimmt das Fachverfahren alle Aufgaben des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Liegen- schafts- und Gebäudemanagements. Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen Automatisiert die betrieblichen Abläufe für noch mehr Wirtschaftlichkeit. Die Lösung für moderne Dienstleistungsunternehmen kann integriert in das Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. Vorhandene Modelle können in Infoma visualisiert werden HIGHLIGHTS LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT Komfortabel und ergebnisorientiert, integriert oder autonom, doppisch oder kameral GEFMA-zertifiziertes Fachverfahren für alle technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Aufgaben BAUHÖFE, KOMMUNALE BETRIEBE UND ÖFFENTLICHE EINRICHTUNGEN Abdeckung aller Facetten – von A wie Auftragswirtschaft bis Z wie Zeitkonten Autonome Branchenlösung – auch integriert nutzbar Axians Infoma GmbH 19

8 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Die zu bewältigenden Themen mit Blick auf eine zukunftsfähige digitale Verwaltung sind umfang- reich – und oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen in Bereichen wie Projektmanagement, Prozess- beratung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern. Durch das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen lassen sich verwaltungs- und betriebswirtschaftliche Themen miteinander verbinden. Auf diese Weise werden auch mit Hilfe neuester Softwarekonzepte Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe erarbeitet. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus hunderten Kommunalprojekten Verbindung von verwaltungs- und betriebswirt- schaftlichen Themen Software- und Fachschulungen zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete 20 Axians Infoma GmbH

Dabei erleichtern passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen den laufenden Verwaltungsbetrieb. Beispielsweise können die Verwaltungen durch Nutzung der Wiederkehrenden Lösungspakete regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft an das Beratungsteam übertragen und sich so voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tätigkeiten in Infoma sowie der Datenbank via Fern- wartungszugriff durch die Experten von Axians Infoma ist möglich. Alle für den Betrieb der Produktfamilie notwendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut Leistungskatalog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durchgeführt. Dazu gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie die Updates der SQL-, Dynamics 365 Business Central- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Konfigurationsänderungen. Kompetente Anwendungsberater stehen darüber hinaus zur Verfügung, sollte Infoma bereits genutzt werden oder der Einsatz geplant sein. Sie unterstützen die Verwaltung während der Einführung und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen vermitteln zudem die erstklassigen Soft- ware- und Fachschulungen. Ziel dieses umfassenden Leistungsangebots ist vor allem eines: einen maximalen Nutzen für die Umsetzung einer smarten Verwaltung zu schaffen. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Verwaltung tatsächlich noch Wünsche an unser Finanzwesen offen sein, entwickeln wir hier integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. Axians Infoma GmbH 21