KB Broschüre AT

KB Broschüre AT_07-2024

Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für den smarten kommunalen Dienstleister . . . . . 4 2. Digitales Auftragsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3. Objektkontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Fuhrparkmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5. Digitales Arbeitszeitmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ganzheitliches Finanzwesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Kosten- und Leistungsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Auftragsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Rechnungsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Liegenschafts- und Gebäudemanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 7. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . 20 2 Axians Infoma GmbH

KOMMUNALE BETRIEBE 1 Die Lösung für den smarten kommunalen Dienstleister Die Aufgabenvielfalt kommunaler Dienstleister nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Durchgängig digitale Prozesse im kommunalen Betrieb stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Besonders die zeitaufwendige und komplexe Abwicklung von Arbeitsaufträgen und der dazugehörigen Leistungserfassung erfordern eine einfache und prozessorientierte Heran- gehensweise. Darüber hinaus heißt es, ebenso den Anforderungen von internen als auch externen Auftraggebern an ein modernes, serviceorientiertes, kurz: ein smartes kommunales Dienstleistungsmanagement, gerecht zu werden. #smarterwirtschaftshof lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Handeln als kommunaler Dienstleister die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Auf diesem Weg unterstützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den richtigen Lösungen. Rund 400 Kunden im D-A-CH Raum im Fachverfahren Kommunale Betriebe haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTERWIRTSCHAFTSHOF MIT INFOMA z n e ﬃ z i e s s e z o r P Kommu - naler Betrieb mit analogem Auftrags- management Digitaler Be- auftragungs- prozess Mobile Apps zur direkten Leistungser- fassung und Objektkontrolle Integrierte Rechnungs- erstellung und Auftragsab- rechnung Smarte und intelligente Prozesse erkennen Fehler, bevor sie passieren 4 Axians Infoma GmbH

Unsere smarte Lösung Infoma für den kommunalen Betrieb bringt alle Voraussetzungen mit, um von der Beauftra- gung bis zur Rechnungsstellung die Aufgaben in der Prozesskette durchzuführen. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papierloser Abläufe. Prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. Auf dem Weg zum smarten kommunalen Dienstleister spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Modern Clients zu Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die entwickeln. Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client erlauben nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeitswelt „new work“ gerecht zu werden. SMART INFOMA Unsere Softwarelösung ist smart. Daraus lassen sich drei Kernelemente für den kommunalen Dienstleister ableiten: Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Portfo- liostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten Verfahren Rechnung. Denn nur so können wir eine Lösung bieten, die Ihnen mit durchgängig digitalen Prozessen ein smartes kommunales Dienstleis- tungsmanagement ermöglicht. Dazu gehört natürlich das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung aus den Microsoft-Rechenzentren zur Verfügung. Der Betrieb erfolgt unter Berücksichtigung höchster Sicher- heitsstandards. Ohne technische Hürden sind damit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. Axians Infoma GmbH 5

2 Digitales Auftragsmanagement Um den Prozess des digitalen Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein efﬁzientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement. Der Prozess des digitalen Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachabteilungen ihre Aufträge digital an den Wirtschaftshof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafi- scher Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen. Einzelne Mit- arbeitende bzw. Teams erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leis- tungserfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automa- tisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden. Dafür stehen verschiedene Werk- zeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Überblick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglichkeiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten. 6 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Basis-Modul Bildet die notwendige Grundlage für den Aufbau von durchgehenden digi- Budget Bildet auftragsspezifische oder auftragsübergreifende Budgets ab. Restbud- talen Prozessketten. Der ständig steigende Bedarf an Informationen zum gets lassen sich je nach Abrechnungsstatus der Auftragsdaten differenziert operativen Geschehen in den Betrieben und deren schnelle und effektive darstellen. Auf welcher Datenstufe die Budgets wirksam werden und in die Auswertung werden vollständig abgedeckt. Dazu gehören eine übersicht- Abläufe eingreifen, ist ebenfalls einstellbar. Von informativen Hinweisen bis liche Verwaltung der Stammdaten, die einfache Leistungserfassung und eine zur aktiven Verhinderung der Weiterverbuchung sind alle Stufen möglich. auf die kommunalen Betriebe spezialisierte Auftragsbewirtschaftung inkl. abschließender Faktura. Wirtschaftshöfe, kommunale Betriebe und kommu- Leistungsarten nale Dienstleister erhalten mehr Transparenz über die erbrachten Leistungen Zeigen die durchgeführten unterschiedlichen Tätigkeiten auf. Sie sind Basis und die damit verbundenen Kosten. Für die weiteren Prozesse wird auf diese für vielfältige Auswertungen sowie die danach gruppierte, übersichtliche Datenbasis zugegriffen. Darstellung innerhalb von Rechnungen und Protokollen. Als besonderer Nebeneffekt können Leistungsarten für eine Verknüpfung mit tariflichen Den Anwendenden stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung: Erschwerniszuschlägen genutzt werden. Angebot Unterstützt bei der Angebotslegung. Auftragsabwicklung Objekte Ordnen Leistungen örtlich zu. Frei definierbar können Objekte (Gebäude, Anlagen, Teilorte etc.) direkt in den verschiedenen Aufträgen hinterlegt werden. Auswertungen ermöglichen die Darstellung der Gesamtkosten Erlaubt eine rationelle und effiziente Erfassung, Bearbeitung und Ab- von Objekten über alle Aufträge hinweg. rechnung komplexer Geschäftsvorfälle. Alle relevanten Informationen für die verschiedenen Auswertungen von Arbeitsaufträgen sind vorhanden. Einkauf Die Rechnungsstellung an Dritte ist ebenso möglich wie eine interne Erledigt Einkaufsanfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen und -gut- Leistungsverrechnung im kommunalen Umfeld oder innerbetrieblich schriften. Eingehende Lieferungen lassen sich direkt aus der Bestellung zwischen verschiedenen Betriebszweigen. Zahlreiche Zusatzfunktionen heraus in eine Einkaufsrechnung umwandeln. Zusätzlich können Artikel erlauben eine genaue Justierung des individuellen Auftrags (Kontierung, beim Erfassen der Einkaufsrechnung gleich dem Lager oder alternativ den Planung, Budget, Zuweisung zu Arbeitsgruppen). Aufträgen als Direktmaterial zugeordnet werden. Leistungserfassung Lager Erfasst sämtliche Leistungsdaten der Mitarbeitenden, Fahrzeuge und Generiert Artikelbewegungen wie Ein- und Verkäufe, Lagerzu- und -ab- Maschinen sowie des für die Auftragserfüllung benötigten Materials. Res- gänge oder Inventuren. Lagerbewegungen erfolgen bewertet, so dass eine sourcenverbrauch und Einsatzstunden sind vor der finalen Verbuchung Lagerbuchhaltung nach gesetzlichen Vorschriften gegeben ist. Eine auto- kontrollierbar und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Die Mobile matische Preisbildung mit dynamischen Preisen auf der Grundlage der Leistungserfassung per App steht als optionale Ergänzung zur Verfügung. Einkäufe ist möglich. Optional können Artikel bestandsführend oder ohne Bestand mit Festpreisen geführt werden. Faktura Ermöglicht neben der Endkontrolle von abrechnungsfähigen Aufträgen die externe Faktura oder interne Leistungsverrechnung (ILV). Bei der ILV wer- den sowohl der Ertrag für den ausführenden Bereich als auch der Aufwand für die Auftraggeber gebucht. Weitere Faktura unterstützende Funktio- nen sind z. B. Auftragsprotokolle, Rechnungssimulation, Einzelabrechnung, Stapelfaktura und papierloser Rechnungsversand per E-Mail. Optional stehen digitale Prozesstools wie Auftragsworkflow und Rechnungswork- flow zur Verfügung.

Infoma App Web-Auftrag Sorgt für medienbruchfreie Beauftragungswege zwischen den kommunalen Kosten- und Leistungsrechnung Hilft den Sachbearbeitenden, Organisations- und/oder Produktbereiche Auftraggebern und den auftragnehmenden Betrieben. Die prozessorientierte nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, Lösung ermöglicht den Beauftragenden, auf die für die Auftragserteilung Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. zur Verfügung gestellten Stammdaten des Kommunalbetriebs zuzugreifen, wie z.B. bestehende Aufträge, Leistungsarten, Objekte oder Kostenstellen. Begleitend können Dokumente und Bilder mitgegeben werden. Ebenso lässt Auftragsworkﬂow Gibt im Rahmen des digitalen Auftragsmanagements die elektronische Be- sich der Status der Bearbeitung nachvollziehen. darfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in den Genehmigungs- prozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. Der gesamte Prozess Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, unterschiedliche Dispositionsprozesse wird digital abgebildet. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 18. einzuleiten – z.B. Ablehnen, Rückfragen oder Auftrag generieren. Über die optionale Integration in das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement können von dort direkt Aufträge mit spezifischen Kontierungsinformationen Rechnungsworkﬂow Übernimmt innerhalb des digitalen Auftragsmanagements sämtliche Schritte wie Objekt, Gewerk oder Maßnahme an den Betrieb gestellt werden. im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung von Ein- Ganzheitliches Finanzwesen (VRV2015 und doppisch) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Die Lösungen aus dem Prozess digitales Arbeitszeitmanagement er- gänzen auch den Prozess des digitalen Auftragsmanagements optimal. kommunalen Dienstleistungsbetrieb eine sinnvolle Ergänzung für ein Weitere Informationen siehe Beschreibungen S. 14. gangsrechnungen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 19. verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 18. 8 Axians Infoma GmbH

3 Objektkontrolle Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist der ausschlaggebende Punkt im Prozess der Objektkontrolle. Das setzt eine zuverlässige Dokumentation voraus. Zu den im System abgebildeten Objekten lassen sich Aufgaben zuordnen und die in den vorgeschriebenen Zeitinter- vallen durchzuführenden Kontrollen über eine App sicher dokumentieren. Ebenso können festgestellte Mängel erfasst und zur weiteren Bearbeitung – z. B. Beauftragung der Mängelbehebung – in die Fachanwendung übergeben werden. Der komplett digitale Dokumentationsprozess gewährleistet die Haftungsfreistellung im Bereich der nachweispflich- tigen Kontrolltätigkeiten (Verkehrssicherungspflichten). App Mobile Objektkontrolle

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Objektkontrolle Ermöglicht die Organisation und Durchführung von Wartungs- und Kontroll- App Mobile Objektkontrolle (MOK) Übernimmt in einer App für Tablets die fälligen Prüfaufgaben für die jeweiligen aufgaben für frei definierbare Objekte, z. B. Spielplätze und Geräte, Anlagen, Sachbearbeitenden mit allen Daten, Bildern, Prüfpunkten, Beschreibungen Maschinen oder Gebäude. Die angelegten Objekte können zugleich im Rah- und Status. Dadurch können die Prüfenden vor Ort eine fachlich korrekte und men der Auftragswirtschaft und Leistungserfassung bebucht und ausgewertet vollständige Kontrolle vornehmen. Eine Lageansicht in der Karte sowie Bilder werden. Das Basismodul schafft die notwendigen Grundlagen für geplante und Anweisungen bieten Unterstützung. Im Rahmen der Prüfung können Prüfungen. Der jeweilige Status der Prüfung mit allen Details wird genau vor Ort Fotos vom Zustand des Objektes gemacht und auch auf Wunsch dokumentiert. Auch die Überwachung der Durchführung sowie möglicher die GPS-Koordinaten mit einem Zeitstempel registriert werden. Alle Werte Fälligkeitsüberschreitungen von Prüfaufgaben ist leicht und übersichtlich ge- inklusive vorgefundenem Status gehen zurück an Infoma und sind dort regelt. Zur prozessorientierten Abarbeitung werden die Prüfaufgaben an die unbegrenzt sichtbar. Durch die Offline-Fähigkeit ist die Nutzung auch ohne App Mobile Objektkontrolle (MOK) übergeben. mobiles Internet/WLAN möglich. Die Synchronisation erfolgt im Nachgang. HIGHLIGHTS Freie Definition von kontrollpflichtigen Objekten und zugehöriger Kontroll- aufgaben Einfache Erfassung der Objekte sowie durchgängig digitale Dokumentation der durchgeführten Kontrollen App für mobile Erfassung von Objektkontrollen direkt vor Ort Axians Infoma GmbH 11

4 Fuhrparkmanagement In den Fahrzeugwerkstätten müssen viele Spezialfahrzeuge und Maschinen unterhalten, repariert und kontinuierlich geprüft werden. Nur so ist ihre Einsatzbereitschaft gesichert. Ein digitaler Prozess für die Werkstattlogistik schafft hierfür die optimalen Voraussetzungen. Der Prozess des Fuhrparkmanagements entlastet die Betriebe im Tagesgeschäft so gut wie möglich. Alle Infor- mationen zu den Fahrzeugen, Maschinen und Geräten (z. B. Reparaturprotokolle) liegen als Stamm- bzw. Bewe- gungsdaten digital an einer Stelle vor. Die Werkstatttermine der einzelnen Fahrzeuge werden dokumentiert und bei Bedarf zielgenau abgerechnet. Dabei erweist sich die vollständige Verzahnung des Fuhrparkmanagements in die Gesamtabläufe der Kommune als besonders hilfreich – wie z. B. in die Leistungserfassung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Anlagenverwaltung. Die punktgenaue Abrechnung von einzelnen Reparatur- vorgängen erfolgt mit direkter Übergabe an die integrierte Finanzbuchhaltung oder per Anbindung an ein beliebiges externes Finanzwesen. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Fuhrparkmanagement Entlastet die Werkstätten der kommunalen Betriebe im Tagesgeschäft. Die besonderen Vorteile des Fuhrparkmanagements sind: Digitale Fahrzeugkarte Alle Informationen zu den Fahrzeugen, Arbeitsmitteln und Geräten liegen Unterstützung Werkstattlogistik mit Fahrzeugannahme, zentral an einer Stelle vor. Werkstatttermine werden dokumentiert und bei Leistungserfassung und Fertigstellung Bedarf zielgenau abgerechnet. Reparaturfälle sind einzeln nachvollziehbar. Werkstatthistorie mit digitaler Fahrzeugübersicht Terminüberwachung (Wartungs- und Prüfaufgaben; Intervalle) Faktura mit Einzelfallabrechnung inkl. Ausweisung aller Vorgangsdetails Verrechnungssatzkalkulation für Fahrzeuge 12 Axians Infoma GmbH

Planung Stellt im Prozess des Fuhrparkmanagements eine Planung für anstehende Servicetermine zur Verfügung. Damit erhalten die Werkstattleitenden eine effiziente und praxisnahe Lösung für mehr Komfort bei der täglichen Arbeit. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 17. Die kaufmännischen Module aus dem digitalen Auftragsmanage- ment ergänzen auch den Prozess des Fuhrparkmanagements optimal. Weitere Informationen siehe Beschreibung S. 6. Karte der Stamm daten eines Fahrzeugs HIGHLIGHTS Anlage aller Fahrzeuge, Maschinen und Geräte inkl. Hinterlegung der technischen Daten, Eigenschaften und Dokumente Abbildung der gesamten Werkstattlogistik Plankalender zur Terminüber - wachung und Darstellung anstehender Aufgaben Verrechnungssatzkalkulation zur Ermittlung der Kostendeckung Axians Infoma GmbH 13

5Digitales Arbeitszeitmanagement Eine gesetzliche Vorgabe schreibt die objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung der Arbeitszeiten vor. Dieser Prozess erfordert eine digitale Zeiterfassungslösung. Beim digitalen Arbeitszeitmanagement werden die Zeiten für Kommen, Gehen, Pause und Bereitschaft rechtskonform mit Hilfe der Infoma App Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden geräteunabhängig im Browser erfasst. Ebenfalls zum digitalen Prozess des Arbeitszeitmanagements gehört, Ressourcen mit deren Leistungen und Tätigkeiten direkt vor Ort zu erfassen. Dafür steht eine einfach zu bedienende App für Smartphones und Tablets zur Verfügung. Aufwändige Doppelerfassungen durch Papierrapporte gehören so der Vergangenheit an. Erfasste Zeiten und Leistungen werden miteinander abgeglichen, um die Differenzzeiten von geleisteten und verrechenbaren Stunden zu verarbeiten. Dadurch erhöht sich die Qualität der Leistungserfassung und die komplette Arbeitszeit fließt in das Modul Lohnarten & Zuschläge zur Berechnung der Zuschläge ein. Externe Zeiterfassungslösungen sind per Schnittstellen integrierbar. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Zeiterfassung Ermöglicht den visuellen Abgleich zwischen Leistungs- und Arbeitszeiten, um die Differenzen auf weitere vordefinierte Arbeitsaufträge zu verbuchen. Dies ist nur in Kombination mit der Infoma App Zeiterfassung oder der Schnittstelle für externe Zeiterfassungssysteme machbar. Dadurch können Fehleingaben frühzeitig erkannt und direkt in der Anwendung korrigiert werden. 14 Axians Infoma GmbH

Infoma App Zeiterfassung Erlaubt die komfortable Erfassung der Arbeitszeiten per mobilem Gerät (z. B. Tablet oder Smartphone) in einem geräteunabhängigen Browser. Die Ein- gabe der Daten erfolgt über eine übersichtliche und leicht zu bedienende Erfassungsmaske. Alle erfassten Zeiten werden gesetzeskonform in die Anwendung übernommen und sind in der Zeiterfassung historisch sichtbar. Dadurch ist die Einsehbarkeit durch den Arbeitgeber oder im Bedarfsfall ein Nachweis für den Gesetzgeber jederzeit möglich. Schnittstelle für Zeiterfassung Übergibt im Prozess des digitalen Arbeitszeitmanagements die Daten eines beliebigen externen Zeiterfassungssystems an Infoma für die weitere Verarbeitung. Erfassungsmaske in Infoma App Zeiterfassung Axians Infoma GmbH 15

App Mobile Datenerfassung (MDE) Erfasst in der einfach zu bedienenden App für Smartphones und Tablets die Lohnarten & Zuschläge Erkennt automatisiert die meisten Zuschläge aus Tarifverträgen und Leistungen direkt vor Ort. Die aufwändige Doppelerfassung durch Tages- Dienstvereinbarungen – Erschwernis- und Schmutzzulagen, Zeitzuschläge zettel entfällt vollständig. Neben den eigentlichen Produktivzeiten werden und Überstundenzuschläge (nach Tagessollzeit, Rahmenzeit oder Leistungsarten (Tätigkeitsschlüssel) erfasst. Ergänzende Angaben wie z. B. Wochensumme). Eine manuelle Erfassung entfällt, Fehlerquellen sowie Objekte (Ortsschlüssel) oder Kostenstellen/-träger können erstellt und Einsät- zusätzlicher Aufwand werden vermieden. ze mit den zulässigen Erschwerniszuschlägen oder der Markierung als Bereit- schaftseinsatz versehen werden. Weitere Möglichkeiten sind Fotoaufnahmen Den Anwendenden stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung: vom Zustand vor Ort, Registrierung der GPS-Koordinaten sowie Vermerke bei Fertigstellung der Arbeiten. Alle Informationen werden in die Anwendung Zeitkonten übernommen und sind in den Aufträgen historisch sichtbar. Abgerundet wird Stellen den aktuellen Status von Überstunden, Urlaub oder verschiedenen dieses digitale Werkzeug durch die Verfügbarkeit von Arbeitsplänen aus dem Abwesenheitsarten dar. Damit ist auch der aktuelle Überstundenkonto- Modul Planung und der Möglichkeit einer freien Schadenserfassung vor Ort. stand oder der verfügbare Resturlaub ablesbar. Durch die Offline-Fähigkeit ist die Nutzung auch ohne mobiles Internet/WLAN möglich. Die Synchronisation erfolgt im Nachgang. Beschäftigungsnachweis App Mobile Datenerfassung Bereitet monatsbezogen die personalrelevanten Daten übersichtlich auf. Soll- und Ist-Zeiten, Fehlzeiten, Zuschläge und Zeitkontenstände sind tagesgenau und in Summe sichtbar. Eine digitale Übergabe in Personal- verfahren ist jederzeit möglich. Bereitschaftsnachweis Fasst alle relevanten Daten zum Thema Bereitschaft in einer monatsbezo- genen Gesamtansicht zusammen (geplante Bereitschaft, Bereitschaftsein- sätze, Vergütung Bereitschaft und Entwicklung Überstundenkonto). Urlaubskarte Zeigt in einer Jahresübersicht alle geplanten und genommenen Urlaubs- tage und die Entwicklung des Kontenstandes inkl. des verfügbaren Rest- urlaubs an. Monatsübersicht Mitarbeiter Macht in einer einzigen Übersicht die geleisteten Stunden, Abwesenheiten und die Differenzen zwischen Soll- und Ist-Zeiten von allen Mitarbeiten- den des Betriebs sichtbar. Somit können sehr einfach Lücken in der Leis- tungserfassung erkannt werden. 16 Axians Infoma GmbH

Schnittstelle für Personalverfahren Erlaubt im Prozess des digitalen Arbeitszeitmanagements, die gehaltsrele- vanten Zuschläge an ein beliebiges externes Personalverfahren zu übergeben. Planung Schafft die Voraussetzung für eine aussagekräftige Verfügbarkeitsplanung und auftragsbezogene Einsatzplanung. Grundlage der Planungen ist dabei die Verfügbarkeitsplanung, die alle internen und externen Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu einem grafisch übersichtlichen, vollständigen Bild aufbereitet. Die darauf aufbauende Einsatzplanung ist speziell auf die kom- munalen Betriebe abgestimmt und ermöglicht eine flexible Plantiefe. Mit Hilfe besonderer Funktionen können die Disponent:innen nur das planen, was auch planbar und sinnvoll ist. Frei erstellbare Varianten bilden individu- elle Planszenarien ab, wie z. B. Urlaubsplanung Bereitschaftsplanung (mit automatischer Generierung der Lohnarten für die Bereitschaftsvergütung) Fahrzeugplanung (Einsätze und Wartungstermine) Winterdienstplanung Objektkontrolle (Prüftermine) Mitarbeiterqualifikationen (Überwachung auslaufender Qualifikationen) Planung von Zusatzbeauftragungen Arbeitspläne zur Übergabe an die App Mobile Datenerfassung (MDE) Plankalender zur Einsatzplanung HIGHLIGHTS Einfache Erfassung von Zeiten mit browserbasierter App Intuitive Erfassung von Ressourcen mit deren Leistungen und Tätigkeiten per mobiler App Integration in die tariflichen Regel- werke für Lohnarten & Zuschläge Einfache Planung mittels eines übersichtlichen Plankalenders Axians Infoma GmbH 17

6 Weitere integrierte Lösungen Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse in kommunalen Betrieben stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit. Die Möglichkeiten für weitergehende verwaltungsspezifische Aufgabenstellungen und Prozesse schaffen mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Wir bieten entsprechende Lösungen für komfortables, mitarbeiterorientiertes und wirtschaftliches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Ganzheitliches Finanzwesen (VRV2015 und doppisch) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse in kom- Kosten- und Leistungsrechnung Hilft den Sachbearbeitenden, Organisations- und/oder Produktbereiche nach ihrer tatsächlichen Effizienz zu beurteilen. Kostenarten, Kostenstellen, munalen Betrieben eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaft- Kostenträger und auf Wunsch auch Prozesse sind vollständig abgedeckt. liches Handeln dar. Unser integriertes Finanzverfahren bildet alle kommu- nalen Besonderheiten ab. Auftragsworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung inkl. eines Auftragsschreibens. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet und ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. 18 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scan- nen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen und Gut- Liegenschafts- und Gebäudemanagement Bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infra- schriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den spezifischen strukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Lie- Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signaturkomponente genschaftsmanagement durchzuführen. Die Lösung kann integriert in das ergänzen. Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit den kommunalen Betrieben optimal unterstützt. Beispielsweise können Arbeitsaufträge über verschiedene Be- reiche vollständig digital beauftragt, koordiniert und abgearbeitet werden. Erfassung und Kontierung einer Eingangsrechnung Axians Infoma GmbH 19

7 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Mit Blick auf einen zukunftsfähigen digitalen Wirtschafts- hof und kommunalen Betrieb sind die in diesem Zu- sammenhang zu bewältigenden umfangreichen Themen oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus hunderten Kommunalprojekten aus dem D-A-CH Raum begleitet das Consulting-Team Verwaltungen und Betriebe in Bereichen wie Projektmanagement, Prozessberatung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategi- schen Leitbildern. Das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen ermöglicht, kaufmännische, technische und infra- strukturelle Themen im Wirtschaftshof miteinander zu verbinden. Auf diese Weise entstehen auch mit Hilfe neuester Softwarekonzepte Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe, um einen maximalen Nutzen für die Verwaltungsmodernisierung zu erreichen. Dabei erleichtern passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen den laufenden Be- trieb. Beispielsweise steht für Wirtschaftshof, kommunalem Betrieb oder Dienstleister unser Angebot der Wieder- kehrenden Lösungspakete bereit. Regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft werden dabei an das Beratungsteam übertragen – und die Mitarbeitenden können sich so voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. WIR BIETEN FOLGENDEN SERVICE: Stammdatenpﬂege Aus Ihren Grunddaten richten wir die Stammdaten für Sie ein. Bei Bedarf übernehmen unsere Mitarbeitenden die Pflege bestehender Stammdaten Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tätigkeiten in Infoma sowie in der Datenbank via Fernwartungszugriff und stellen deren Integration in Ressourcenbuchhaltung, TVöD, Benutzer- durch unser Expertenteam ist möglich. Die für den Betrieb der Produkt- verwaltung, Finanzbuchhaltung, Einsatzplanung und in mobile Geräte familie notwendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut sicher. Wir sorgen dafür, dass die Stammdaten am ersten Tag des Gebrauchs Leistungskatalog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durch- verfügbar sind. 20 Axians Infoma GmbH geführt. Dazu gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie die Updates der SQL-, NAV- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Konfigurationsänderungen.

Wird Infoma bereits genutzt oder der Einsatz ist geplant, unterstützen kom- petente Anwendungsberater:innen Ihre Organisation während der Einfüh- rung und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zu Infoma Kommunale Betriebe und zu weiterführenden Themen vermitteln zudem die erstklassigen Software- und Fachschulungen. Ziel dieses umfassenden Leistungsangebots ist vor allem, für die Umsetzung eines smarten kommu- nalen Dienstleisters einen maximalen Nutzen zu schaffen. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Organisation tatsächlich noch Wünsche an unsere Lösung Kommunale Betriebe offen sein, entwickeln wir auch integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus bundesweit hunderten Kommunalprojekten Verbindung von kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Themen Software- und Fachschulungen zu Infoma Kommunale Betriebe und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete Axians Infoma GmbH 21