LuGM Broschüre AT

LuGM Broschüre AT_2024-07

Inhaltsverzeichnis 1. Die Lösung für das smarte kommunale Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2. Basis-Funktionalitäten und übergreifende Funktionen . . . . . 8 3. Instandhaltung, Wartung und Prüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4. Erfassung von (Stör-)Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5. Budgetmanagement & Kostenkontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6. Vermietungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 7. Weitere integrierte Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ganzheitliches Finanzwesen (VRV2015 und doppisch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Auftragsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Rechnungsworkﬂow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Berichtswesen Plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Wirtschaftshöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen . . . . . . . . . . . 19 Job-Steuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Zentrale Vertragsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 8. Kommunale Beratung und Dienstleistungen . . . . . . . . . . . . . 20 2 Axians Infoma GmbH

1 LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT Die Lösung für das smarte kommunale Facility Management Die Aufgabenvielfalt des kommunalen Facility Managements nimmt stetig zu – und gleichzeitig der Wunsch nach einer verstärkten technologischen Unterstützung im Arbeitsalltag. Durchgängig digitale Prozesse im Facility Management stehen für die meisten Verwaltungen bei ihren Planungen für die Zukunft daher bereits ganz oben auf der Agenda. Sowohl die rechtssichere Betreiberverantwortung hinsichtlich Abwicklung und Haftungsfreistellung als auch die Umsetzung einer effizienten Kostenkontrolle erhöhen den Druck für ein zeitnahes Handeln. Darüber hinaus heißt es, ebenso den Anforderungen von Mitarbeiter:innen sowie Bürger:innen und Unternehmen an ein modernes, serviceorientiertes, kurz: ein smartes kommunales Facility Management, gerecht zu werden. #smartcafm lautet hier das Schlagwort und bedeutet, durch intelligentes und vernetztes Handeln im Facility Management die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung zukunftsgerecht zu nutzen. Auf diesem Weg unter- stützen und begleiten wir unsere Kunden – mit der Erfahrung von mehr als drei Jahrzehnten im kommunalen Markt und den richtigen Lösungen. Rund 450 Kunden im D-A-CH Raum im Liegenschafts- und Gebäudemanagement haben sich bereits von dieser Kompetenz überzeugen lassen. Unser smartes kommunales Facility Management bringt alle Voraussetzungen mit, um die Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagement sowie im Liegenschaftsmanagement durchzuführen. Prozessorientiert, effizient, komfortabel und immer auf Basis modernster Technologie. 5 SCHRITTE ZUM #SMARTCAFM MIT INFOMA CAFM mit seinen Schnittstellen Integrierte digitale Dar stellung von gra fischen Daten (CAD & BIM) Digitale Akten- und Vorgangs- bearbeitung Digitale Prozess- ketten über mobile Endgeräte und Apps Smarte CAFM- Prozesse für Behörden, Bürger:innen und Unter nehmen 4 Axians Infoma GmbH

Dabei können Sie sich auf unsere GEFMA-zertifizierte Software verlassen, deren Fokus auf kommunalen Anfor derungen mit intuitiver Bedienung und bedarfsgerechten Funktionalitäten liegt. Mit sämtlichen Leistungsmerkmalen für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement ausgestattet, optimiert Infoma Ihre Arbeit im kommunalen Facility Management. Passgenaue Digitalisierungsmodule ermöglichen zudem die Umsetzung vollständig papier- loser Prozesse. Auf dem Weg zum smarten Facility Management spielt die Realisierung durchgängiger Prozesse also eine zentrale Modern Clients Rolle – genauso wie die Schaffung von modernen Arbeitsplätzen. Für uns Grund genug, die zu entwickeln. Desktop App, Web Client, Tablet Client und Phone Client erlauben nun das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Und bieten Ihnen damit die Flexibilität, heutigen und künftigen Ansprüchen an eine neue Arbeitswelt „new work“ gerecht zu werden. SMART INFOMA Unsere Softwarelösung Infoma ist smart. Daraus lassen sich drei Kernelemente für das smarte kommunale Facility Management ableiten: Sie haben die Wahl! Perfekt für die Zukunft aufgestellt. Aktuelle Trends, neue Technologien und wichtige Zukunftsthemen frühzeitig umzusetzen, ist seit jeher der Maßstab unserer Unternehmens- und Port- foliostrategie. Diesem Anspruch tragen wir im Rahmen unserer kontinuierlich fortgeschriebenen Digitalen Agenda mit stetig neu- und weiterentwickelten Lösungen Rechnung. Denn nur so können wir Ihnen ein Liegenschafts- und Gebäudemanagement bieten, das Ihnen mit durchgängig digitalen Prozessen ein smartes kommunales Facility Management ermöglicht. Dazu gehört natürlich das Thema Cloud Computing. Neben dem Einsatz von Infoma im eigenen Haus oder im Rechenzentrum gehosted, stellen wir Ihnen mit Infoma online auch eine Cloud-Lösung aus den deutschen Microsoft- Rechenzentren zur Verfügung. Der Betrieb in der Cloud erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften sowie unter Berück- sichtigung höchster Sicherheitsstandards. Ohne technische Hürden ist damit der sichere Zugriff auf die systemtechnische Basisinfrastruktur und die stets aktuellste Software gewährleistet – zu jeder Zeit, an jedem Ort, von jedem Gerät. Gleichzeitig bietet Infoma online einen idealen Startpunkt für mehr Automatisierung, z. B. durch Künstliche Intelligenz (KI) für Routinetätigkeiten oder sonstige Services. Axians Infoma GmbH 5

NAHTLOSES ZUSAMMENSPIEL: DURCHGÄNGIGE PROZESSE FÜR DIE DIGITALE ZUKUNFT Auf die Plätze, fertig, produktiv – so einfach und schnell ist der Einstieg in ein prozessorientiertes Facility Management mit unserer Lösung. Die konsequent auf den Kundenbedarf ausgerichteten und nahtlos ineinandergreifenden Anwendungen gewährleisten ein effizientes Agieren bei allen Aufgaben im technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen kommunalen Facility Management. Von der Instandhaltung, Wartung und Prüfung bis zur Verwaltung der Grundstücksgeschäfte sind sämt- liche Aufgabenbereiche durch prozessorientierte Lösungen abgebildet. ERFASSUNG VON (STÖR-)MELDUNGEN Meldungsmanagement Infoma App Web-Meldung App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Maßnahmenmanagement Standardisierte Schnittstellen INSTANDHALTUNG, WARTUNG UND PRÜFUNG Instandhaltung, Wartung und Prüfung Vertragsmanagement App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Elektronische Akte CAD-Anbindung BIM-Anbindung Standardisierte Schnittstellen 6 Axians Infoma GmbH

BUDGET - MANAGEMENT & KOSTENKONTROLLE Maßnahmenmanagement Standardisierte Schnittstellen Auftragsworkflow Rechnungsworkflow Elektronische Akte Vertragsmanagement Ganzheitliches Finanzwesen Berichtswesen Plus VERMIETUNGS- MANAGEMENT Vermietungsmanagement Vertragsmanagement Rechnungsworkflow CAD-Anbindung Elektronische Akte Raumreservierungsmanagement Einfach in der Bedienung, sorgen stetig weiterentwickelte Digitalisierungs- module für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche innerhalb unseres CAFM-Verfahrens. So bieten Apps – beispielsweise für die Mobile War- tung und Prüfung (MWP) – höchste Flexibilität im täglichen Ablauf. Neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Liegenschafts- und Gebäudemanagement stellt die Integration in unser kommunales Finanzwesen einen wichtigen Faktor für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Mit diesen Leistungsmerkmalen steht den Verwaltungen ein Verfahren zur Verfügung, das durch mehr Digitalisierung, Transparenz und Effizienz den Arbeitsalltag vereinfacht. Und das mit bescheinigter Qualität: Seit 2013 durchgehend rezertifiziert gemäß GEFMA-Richtlinie 444 für unsere Lösung und Mit- glied im GEFMA – Deutscher Verband für Facility Management. Über das Angebot einer hochqualitativen, anforderungsgerechten Software hinaus unterstützen wir auf Wunsch aber auch bei Implementierung, Organi- sation, Betrieb und Beratung – umfassend, kompetent und nutzenorientiert. Alle Informationen zu den Möglichkeiten von Infoma finden Sie auf den folgenden Seiten. Axians Infoma GmbH 7

2 Basis-Funktionalitäten und übergreifende Funktionen Der Aufbau eines ganzheitlichen Liegenschafts- und Gebäudemanagementsystems kann – getreu dem Motto vom Groben ins Feine – sehr einfach und schnell erfolgen und schafft eine praktikable Datengrundlage. Von der manuellen Erfassung über die Übernahme von Excel-Daten sowie die Integration von CAD-Daten und/oder BIM-Modellen bis hin zu Drohnenaufnahmen – die Möglichkeiten zur Erfassung der Stammdaten im System sind vielfältig. Ein schneller Start in durchgängige Prozesse ist damit gegeben. Darüber hinaus lassen sich Dokumente über die Elektronische Akte sinnvoll und logisch mit dem System verknüpfen und smart verwalten. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Basis-Modul Gewährleistet ein effizientes Management von Informationen über Liegen- CAD-Anbindung Ermöglicht die Verarbeitung und Übernahme vorhandener CAD-Zeich- schaften, Gebäude, Gebäudeteile, Geschosse, Räume und Flächen. Dazu nungen. Hierbei werden die Objekte in den CAD-Plänen in der Struktur gehören die einfache Erfassung und eine schnelle, übersichtliche Verwaltung Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Flächen den Daten in dieser Stammdaten. Die Daten lassen sich in den Stufen grob, mittel oder Infoma zugeordnet. Die Übernahme von Gliederungs- und Attributdaten fein erfassen. So ist es möglich, bereits mit wenigen Daten im System zu aus der CAD-Zeichnung (Anlagenbezeichnungen, Flächen, Beschaffen- arbeiten. Detailliertere Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt heiten, Nutzungen etc.) erfolgt standardisiert. Die Visualisierung der Daten nacherfasst werden. Für die weiteren Prozesse im Liegenschafts- und erfolgt komfortabel in einem Online-Viewer. Für die tägliche Arbeit ist die Gebäudemanagement wird auf diese Datenbasis zugegriffen. vorhandene bidirektionale Navigation außerordentlich hilfreich. BIM-Anbindung Vielfältige Datenerfassung Neben der manuellen Datenerfassung stehen weitere Möglichkeiten Übernimmt und verarbeitet Modelldaten (Building Information Modeling, kurz: BIM). Die Daten des digitalen Gebäudezwillings werden in der zur Verfügung: Struktur Gebäude / Gebäudeteile / Geschosse / Räume / Flächen / tech- Standardisierte Schnittstellen nische Gebäudeausrüstung (TGA) / Baukonstruktionen übernommen. Erlauben, vorhandene Excel-Daten (z. B. Gebäudedaten, technische Da Änderungen an bereits importierten Daten in das BIM-Modell zurück- Gebäudeausrüstung (TGA), Baukonstruktionen) zu übernehmen, ohne geschrieben und aktualisiert werden können, besteht Bidirektionalität. Die manuell neu erfassen zu müssen. Auch für den Import von Daten bei tägli- importierten BIM-Modelle lassen sich im Liegenschafts- und Gebäude- chen Prozessen (z. B. Störmeldungen) stehen Schnittstellen zur Verfügung. management dreidimensional visualisieren – einfach, schnell und integriert. 8 Axians Infoma GmbH Durch den OpenBIM-Ansatz und die Verwendung von bewährten und offenen Standards wie dem IFC-Datenformat erweist sich die hersteller- unabhängige BIM-Schnittstelle als äußerst flexibel.

Gebäudesteckbrief Fasst als konfigurierbarer Bericht die relevanten Daten zu einem Gebäude Vertragsmanagement Zeigt über die Vertragssuche sämtliche in den Fachmodulen angelegten übersichtlich zusammen, z. B. Flächen nach DIN 277, vorhandene tech nische Verträge mit Detailinformationen an. Der Zugriff auf die Dokumente in der Anlagen mit Eckdaten, frei definierbare Merkmale (z. B. Denkmalschutz). Elektronischen Akte (siehe nächster Punkt) ist gegeben. Durch das Wieder- Flächenstatistik Stellt auf Knopfdruck eine Übersicht der Flächen nach DIN 277 zur Ver- vorlagesystem verpassen Sie keine Fristen mehr, indem Sie sich z. B. an die Kündigungen der Verträge erinnern lassen. Die Verträge können mit den ent- sprechenden Vertragsgegenständen (Gebäude, technische Anlagen (TGA), fügung. Dabei können Fläche, Raum, Geschoss, Gebäudeteil, Gebäude, Mieteinheiten etc.) verknüpft werden. Liegenschaft sowie alle im Liegenschafts- und Gebäudemanagement erfassten Objekte tabellarisch und grafisch ausgewertet werden. Neben der DIN-gerechten Darstellung lassen sich auch weitere Flächenstatistiken, wie Elektronische Akte Dient zur integrierten Anzeige und smarten Ablage von Dokumenten aus dem energetische Flächen, frei anlegen und darstellen. gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Die Übergabe erfolgt per Drag & Drop oder über eine Scan-Funktion. Die Akten unterstützen unter anderem die Doku- mentationsprozesse in der Betreiberverantwortung oder von Verträgen. Auf diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und Bearbeitungs- zeiten, z. B. bei der Dokumentensuche, reduzieren sich. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle etc.) erfolgt über das jeweilige DMS-System oder die Archivlösung. HIGHLIGHTS Schneller Einstieg in ein smartes kommunales Facility Management Einfache Erfassung sowie übersicht- liche Verwaltung der Stammdaten Umfassende grafische Benutzerober- fläche (Dashboard) zur Visualisierung von Daten Vielfältige Auswertungsmöglich- keiten (Flächen, Objekte, Verträge, Termine etc.) Gebäudedaten mit Elektronischer Akte, BIM-Modell und CAD-Plan Axians Infoma GmbH 9

3 Instandhaltung, Wartung und Prüfung Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist ausschlaggebender Punkt im Prozess der Betreiberverantwortung. Notwendig dafür ist eine zuverlässige Dokumentation. Dafür lassen sich zu den im System abgebildeten technischen Anlagen, Baukonstruktionen und Außenanlagen Wartungsverträge zuordnen und die in den vorgeschriebenen Zeitintervallen durchzuführenden Prüfungen und Wartungen über eine App sicher dokumentieren. Ebenso können festgestellte Mängel erfasst und zur weiteren Bearbeitung – z. B. Beauftragung der Mängelbehebung – ins System übergeben werden. Durch den komplett digitalen Dokumentations- prozess kann die Haftungsfreistellung (Exkulpation) für die beteiligten Mitarbeitenden im Bereich der Verkehrssicherung bzw. Betreiberverantwortung gewährleistet werden. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Instandhaltung, Wartung und Prüfung Umfasst das Prüfungs- und Wartungsmanagement zur Umsetzung der Be- App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Übergibt die aus dem Modul Instandhaltung, Wartung und Prüfung geplanten treiberverantwortung für Ausrüstungen: technische Anlagen, Baukonstruktion, Tätigkeiten und Pflichten direkt an die Mitarbeiter:innen. Die Ergebnisse der Außenanlagen sowie für Gebäude im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten. Wartungen und Prüfungen werden durch die Außendienstmitarbeitenden mit Schnelle, aktuelle und zielgerichtete Informationen bieten wesentliche der App vollständig digital erfasst sowie inklusive Fotos dokumentiert. Auch Unterstützung für die verantwortlichen Mitarbeiter:innen. Dabei ist es möglich, Aufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflichten können z. B. durch den die Ausrüstungen in Anlagengliederungen mit Haupt- und Teilanlagen sowie Hausmeister durchgeführt werden. Durch die Offline-Fähigkeit ist die Nutzung Anlagenhierarchien abzubilden. Tätigkeiten (Pflichten) können hinterlegt, mit auch ohne mobiles Internet/WLAN (z. B. in Kellerräumen) möglich. Die Intervallen versehen, terminiert und dokumentiert werden. Synchronisation erfolgt im Nachgang. Vertragsmanagement Bietet im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung den Mitarbei- tenden einen Überblick der Wartungsverträge, Kosten und weiteren Informationen, wie z. B. Vertragslaufzeiten. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. 10 Axians Infoma GmbH

Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung die papier- BIM-Anbindung Ermöglicht im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung die Ver- lose Übergabe von Dokumenten (z. B. Wartungsprotokolle) an ein DMS-System arbeitung und Übernahme von Modelldaten (Building Information Modeling, oder eine Archivlösung aus dem gewohnten Arbeitsumfeld heraus. Auf kurz: BIM). Die dreidimensionale Darstellung, z. B. von Räumlichkeiten und diese Weise ist die Fachabteilung direkt auskunftsfähig und die Bearbei- deren Flächen über Türen mit Feststelleinrichtung bis hin zu Aufzugsanlagen, tungszeiten rund um den Dokumentationsprozess reduzieren sich. Weitere erfolgt im System. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Informationen siehe Beschreibung, S. 9. CAD-Anbindung Erlaubt die Verarbeitung vorhandener CAD-Zeichnungen im Prozess der In- Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess der Instandhaltung, Wartung und Prüfung, die vorhan- denen Excel-Daten (z. B. die TGA oder Baukonstruktion) zu übernehmen, standhaltung, Wartung und Prüfung (z. B. Visualisierung und Auffinden der ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe zu prüfenden Feuerlöscher). Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Beschreibung, S. 8. Übersichtsdashboard Instandhaltung, Wartung und Prüfung HIGHLIGHTS Einfache Erfassung der technischen Gebäudeausrüstungen (TGA), Bau- konstruktionen und Außenanlagen sowie durchgängig digitale Doku- mentation der durchgeführten Wartungen und Prüfungen Prozessunterstützte Planung anhand von Katalogen App für mobile Erfassung von Wartungen und Prüfungen Axians Infoma GmbH 11

4 Erfassung von (Stör-)Meldungen Stör- und Schadensmeldungen werden vollständig digital abgebildet. Das Ticketsystem vereinfacht den gesamten Prozess, macht ihn transparent und nachvollziehbar – von der Meldung bis zur Erledigung. Meldungen können auf unterschiedlichen Wegen im System erfasst bzw. ins System übernommen werden, z. B. telefonisch, als Web-Meldung über einen Browser, per mobiler App oder aus der Gebäudeleittechnik. Die Sachbearbeitenden können sowohl interne Arbeitsaufträge als auch externe Bestellungen – unter Berücksichtigung der Budgets – generieren. Auswer- tungen zu offenen oder erledigten Meldungen, aber auch nach Kategorien, wie z. B. Vandalismusschäden, sorgen für die notwendige Transparenz. Mobile Erfassung einer Störmeldung 12 Axians Infoma GmbH

BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Meldungsmanagement Optimiert die Abläufe für die Abarbeitung von Stör- und Schadensmeldungen. Maßnahmenmanagement Sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten bzw. Finanzplanung. Im Eine schnelle Übersicht über alle aktuellen Meldungen ermöglicht einen Zusammenspiel mit dem Meldungsmanagement erfolgt die Beauftragung frühzeitigen Informationsfluss, um alle Beteiligten einzubinden. Die Erfas- der Reparaturen unter Berücksichtigung der jeweiligen Budgets. Weitere sung der Stör- und Schadensmeldungen erfolgt direkt im System über das Informationen siehe Beschreibung, S. 14. Web mit einem Standard-Browser oder die App Mobile Wartung und Prüfung (MWP), z. B. durch den Hausmeister. Aus den eingehenden Meldungen leiten sich dann weitere Schritte (z. B. Prüfungen oder Beauftragungen) ab. Verschie- Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess der Erfassung von Stör- und Schadensmeldungen, die denste Auswertungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung. vorhan denen Excel-Daten (z. B. aus der Gebäudeleittechnik) zu überneh- men, ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Infoma App Web-Meldung Bietet eine alternative Möglichkeit, Stör- und Schadensmeldungen über eine intuitiv zu bedienende Web-Oberfläche direkt aus den Objekten heraus zu erfassen. Die Meldenden erhalten automatisch über das System ein Feedback zum aktuellen Status. App Mobile Wartung und Prüfung (MWP) Ermöglicht den Meldenden, Stör- und Schadensmeldungen mobil in den Objekten zu erfassen. Die Dokumentation der Schäden wird mittels Foto- aufnahmen unterstützt. Durch die Offline-Fähigkeit der App ist die Nut- zung auch ohne mobiles Internet/WLAN (z. B. in Kellerräumen) möglich. Die Synchronisation erfolgt im Nachgang. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 10. HIGHLIGHTS Unterschiedliche Möglichkeiten zur Er fassung von Stör- oder Schadens- meldungen direkt im System Prozessunterstützte Dokumentation und Weiterverarbeitung der Meldungen Externe Beauftragung aus der Meldung heraus Umfassende Auswertungen, z. B. zur Ableitung weiterer Maßnahmen Axians Infoma GmbH 13

5 Budgetmanagement & Kostenkontrolle Budgetverantwortliche stellen mit dem Budgetmanagement und der Kostenkontrolle eine transparente Darstellung und Überwachung von Baumaßnahmen, Projekten oder Sammel- budgets sicher. Den Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Schritte. Nach der Budgetplanung erfolgt zunächst die Abbildung der kurz- oder langfristigen Baumaßnahmen, Bauunterhaltungs- maßnahmen oder Projekte sowie unter Berücksichtigung der geplanten Budgets die Beauftragung (Mittelbindung) von Auftragnehmern. Die Abschlags- und Schlussrechnungen werden direkt den Beauftragungen zugeordnet und in die Finanzbuchhaltung und den Rechnungsworkflow integriert. Somit gewährleisten die Budgetverantwortlichen den Beteiligten zu jeder Zeit das Einhalten der Budgets. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaßnahmen bzw. Projekten im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Maßnahmenmanagement Sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten. Das Modul ermöglicht das Standardisierte Schnittstellen Erlauben im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle Anlegen von kurz- oder langfristigen Baumaßnahmen, Bauunterhaltungs- die vorhandenen Excel-Daten (z. B. Baumaßnahmen, Budgets) zu über- maßnahmen oder Projekten. Die Kosten und Erlöse können bis auf Kosten- nehmen, ohne manuell neu erfassen zu müssen. Weitere Informationen siehe gruppen bzw. Gewerke (z. B. DIN 276) aufgeschlüsselt dargestellt werden. Beschreibung, S. 8. Die Beauftragung (Mittelbindung) von Auftragnehmern in den Projekten erfolgt unter Berücksichtigung der geplanten Budgets und kann mit dem integrierten Auftragsworkflow erfolgen. Die Abschlags- und Schlussrech- Auftragsworkﬂow Gibt im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle die nungen werden direkt den Beauftragungen zugeordnet und ermöglichen die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung in Überwachung. Zur Kostenverfolgung stehen neben standardisierten auch den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung. individuell einrichtbare Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet und ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 18. 14 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess innerhalb des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle – vom Scannen bis zur Ganzheitliches Finanzwesen (VRV2015 und doppisch) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse in Lie- Verbuchung der Rechnung. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 18. genschafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für ein verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Weitere Informationen siehe Be- Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle, schreibung, S. 18. aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Den Prozess schließt die Übergabe aller mit den Baumaß- Berichtswesen Plus Ermöglicht im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle nahmen im Zusammenhang stehenden Dokumente in die Elektronische aus der gewohnten Umgebung heraus intuitiv und einfach die Zahlen Akte oder an ein DMS-System bzw. eine Archivlösung ab. Weitere Informa- grafisch und tabellarisch auszuwerten – bis auf die Ebene eines einzelnen tionen siehe Beschreibung, S. 9. Vertragsmanagement Bildet im Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle die vertraglichen Gegebenheiten ab, z. B. im Rahmen von Nachträgen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Buchungsbelegs. Die Entwicklung der Budgets, Beauftragungen und Rech- nungen im Zeitablauf ist so jederzeit nachvollziehbar. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 18. Alle Informationen zur Maßnahme auf einen Blick HIGHLIGHTS Anlage von kurz- und langfristigen Bau- maßnahmen bzw. zu überwachenden, budgetierten Projekten Darstellung von Kosten und Erlösen bis auf Kostengruppen bzw. Gewerke aufgeschlüsselt Jederzeit aktuelle Informationen zu Budgets, Beauftragungen und verfüg- baren Mitteln Standardisierte und individuell einricht- bare Auswertungsmöglichkeiten Axians Infoma GmbH 15

6 Vermietungs- management Im Zusammenhang mit der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten werden alle Prozesse digital unterstützt – vom work ﬂowbasierten Rechnungseingang bis zur detaillierten Betriebskostenabrechnung und -auswertung. Die Festlegung der Umlagen von Betriebskosten gehört hier ebenso dazu wie die flexible Definition von Abrechnungs- kreisen bis hin zur Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen. So können z. B. vermiet bare Flächen leicht gefunden und Mieterwechsel durchgeführt werden. Der Rechnungseingang erfolgt über die Integration in die Finanzbuchhaltung, über den Rechnungsworkflow. Die Kosten werden zur Umlage auf Gebäude oder direkt auf die Wohnungen verteilt. Auf Basis von bezahlten Abschlägen und objektspezifischen Betriebskosten- und Verteilungsschlüsseln werden auto- matisiert gesetzeskonforme Betriebskostenabrechnungen erstellt. Die Ablage kann in der Elektronischen Akte erfolgen. Unterstützend stehen zur Planung und Festlegung von neuen Mietabschlägen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, z. B. über tatsächlich angefallene Betriebskosten, Leerstände oder Verbraucherindizes. BASIS DAFÜR SIND FOLGENDE LÖSUNGEN: Vermietungsmanagement Generiert mit Hilfe von objektspezifischen Betriebskosten- und Vertei- Vertragsmanagement Gibt den Anwendenden im Prozess des Vermietungsmanagements einen lungsschlüsseln automatisch Betriebskostenabrechnungen. Abgebildet Überblick aller aktuellen und historisierten Mietverträge. Zudem besteht sind Mieteinheiten, Mietverträge, Gemeinschaftsflächen und weitere die Möglichkeit, Verträge für z. B. angemietete Objekte anzulegen, zu Verteil- und Abrechnungseinheiten. Die Umlage der Kosten mündet in verwalten und Schriftverkehr zu generieren. Weitere Informationen siehe eine gesetzeskonforme Betriebskostenabrechnung. Bei gewerblicher Beschreibung, S. 9. Vermietung ist ein detaillierter Ausweis der Mehrwertsteuer möglich. Zudem bietet das Modul die Möglichkeit, Schriftverkehr zu generieren, z. B. die Erstellung von Mietverträgen. 16 Axians Infoma GmbH

Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess innerhalb des Raumreservierungsmanagement Gewährleistet eine bedienungsfreundliche effiziente Planung, Erfassung und Vermietungsmanagements – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rech- Verwaltung von Raum- und Ressourcenreservierungen – von Einzelbuchungen, nung. Eingehenden Rechnungen können die nötigen Informationen für die wie z. B. Feiern in Hallen, bis hin zu wiederkehrenden Veranstaltungen. Betriebskostenabrechnung mitgegeben werden. Damit erfolgt automatisch Zentrales Element ist hier der Terminkalender als Planungs- und Visuali- die richtige Zuordnung der Rechnungen in die Mietverwaltung. Weitere sierungshilfe. Neben dem Zugriff auf bereits vorhandene Gebäude und Informationen siehe Beschreibung, S. 18. Räume ist auch die Anlage freier Reservierungsobjekte wie Hallenteile CAD-Anbindung Erlaubt die Verarbeitung vorhandener CAD-Zeichnungen im Prozess des Vermietungsmanagements (z. B. den Grundriss für ein Exposé). Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 8. Elektronische Akte Ermöglicht im Prozess des Vermietungsmanagements, aus der gewohnten Umgebung heraus Dokumente (z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrech- nungen) abzulegen, zu suchen und anzuzeigen. Weitere Informationen siehe Beschreibung, S. 9. Statistik und Auswertung der Betriebs- kosten sowie deren Abrechnung möglich. Zu Reservierungsobjekten und Ressourcen (z. B. Beamer, Bestuh- lung) können individuelle Mietkonditionen hinterlegt und automatisiert abgerechnet werden. HIGHLIGHTS Digitale Unterstützung sämtlicher Prozesse bei der Vermietung von Gebäuden oder Mieteinheiten Festlegung der Betriebskosten- umlagen sowie flexible Definition von Abrechnungseinheiten und Management von Mietverträgen Automatische Generierung von gesetzeskonformen Betriebskosten- abrechnungen Komfortable Funktion zur Planung und Festlegung von neuen Mietabschlägen Axians Infoma GmbH 17

7 Weitere integrierte Lösungen Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse im kommunalen Facility Management stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit. Die Möglichkeiten für weitergehende verwaltungsspezifische Aufgabenstellungen und Prozesse schaffen mehr Transparenz, Effizienz und Einfachheit im Verwaltungsalltag. Wir bieten passende Lösungen für komfortables, mit- arbeiterorientiertes und wirtschaftliches Arbeiten bei übergreifenden Themen. Ganzheitliches Finanzwesen (VRV2015 und doppisch) Stellt neben der Abbildung der betrieblichen Abläufe und Prozesse im Rechnungsworkﬂow Übernimmt sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess – vom Scannen bis zur Verbuchung der Rechnung. Nutzbar für Rechnungen Liegenschafts- und Gebäudemanagement eine sinnvolle Ergänzung für ein und Gutschriften, lässt sich der Rechnungsworkflow individuell auf den verbessertes wirtschaftliches Handeln dar. Unser integriertes Finanzver- spezifischen Bedarf konfigurieren und durch eine elektronische Signatur- fahren bildet alle kommunalen Besonderheiten ab. komponente ergänzen. Auftragsworkﬂow Gibt die elektronische Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung Berichtswesen Plus Bietet umfangreiche Standardberichte aus dem Liegenschafts- und in den Genehmigungsprozess und generiert im Anschluss eine Bestellung Gebäudemanagement (z. B. zu Maßnahmen, Liegenschaften und Gewerken), inkl. eines Auftragsschreibens. Der gesamte Prozess wird digital abgebildet aber auch aus dem Finanzwesen (z. B. zu Investitionen, Aufwendungen und und ist für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und schneller. Erträgen oder Budgets) mit automatisierter und zeitgesteuerter Verteilung. Das einheitliche und standardisierte Berichtswesen ist einfach nutzbar – für alle Anwender:innen, zentral oder dezentral. Ein besonderer Vorteil ist die grafische Darstellung mehrerer Jahre zum einfachen Vergleich der Kosten- entwicklung. 18 Axians Infoma GmbH

Wirtschaftshöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen Automatisiert die betrieblichen Abläufe für noch mehr Wirtschaftlichkeit. Zentrale Vertragsverwaltung Ermöglicht ein effizientes Vertragsmanagement mit zentraler oder dezent- raler Pflege. Das Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeich- Die Lösung für moderne Dienstleistungsunternehmen kann integriert in das nis und gibt einen Überblick über die zu zahlenden Beträge, dem Vertrag Finanzwesen oder autonom als reine Branchensoftware eingesetzt werden. zugeordnete Dokumente und anstehende Fristen. Job-Steuerung Entlastet von periodischen Aufgaben durch automatisierte Jobverarbeitung, z. B. Schnittstellen einlesen, Mahnlauf oder Zahlungsvorschlag erstellen etc. Laufzeitintensive, sich regelmäßig wiederholende oder differenzierte Aktivi- täten und Routinearbeiten werden im Hintergrund erledigt. Alle relevanten Jobs lassen sich so komfortabel planen, steuern und überwachen. Die Druck- steuerung gewährleistet einen optimierten Druck- und Versandprozess von Berichten und Bescheiden. Das vollautomatische Einspielen eines Updates oder Patches ist möglich. Mobile Ansicht der Web-Aufträge Axians Infoma GmbH 19

8 Kommunale Beratung und Dienstleistungen Die zu bewältigenden Themen mit Blick auf eine zukunftsfähige digitale Verwaltung sind umfangreich – und oftmals nur schwer allein umzusetzen. Axians Infoma bietet hier optimale Unterstützungsmöglichkeiten. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus hunderten Kommunalprojekten begleitet das Consulting-Team Verwaltungen in Bereichen wie Projektmanagement, Prozess- beratung und Optimierung, Organisationsberatung oder Entwicklung von strategischen Leitbildern. Durch das dabei praktizierte ganzheitliche Herangehen lassen sich verwaltungs- und betriebswirtschaftliche Themen miteinander verbinden. Auf diese Weise werden auch mit Hilfe neuester Softwarekonzepte Lösungen für auf die digitale Zukunft ausgerichtete Abläufe erarbeitet. HIGHLIGHTS Umfassende Unterstützung bei allen Aufgaben für kommunale Veränderungsprozesse Kompetenz und Erfahrung aus hunderten Kommunalprojekten Verbindung von verwaltungs- und betriebswirtschaftlichen Themen Software- und Fachschulungen zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen Betreuung im laufenden Betrieb inklusive proaktiver Leistungspakete 20 Axians Infoma GmbH

Dabei erleichtern passgenaue und individuell auf die jeweilige Situation abgestimmte Leistungen den laufenden Verwaltungsbetrieb. Beispielsweise können die Verwaltungen durch Nutzung der Wiederkehrenden Lösungspakete regelmäßige oder temporäre Aufgaben im operativen Tagesgeschäft an das Beratungsteam übertragen und sich so voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Aber auch die regelmäßige Übernahme proaktiver administrativer Tätigkeiten in Infoma sowie der Datenbank via Fernwartungszugriff durch die Experten von Axians Infoma ist möglich. Alle für den Betrieb der Produktfamilie not- wendigen Komponenten ab der Hardware werden hierfür laut Leistungskatalog geprüft und die damit einhergehenden Aufgaben durchgeführt. Dazu gehören z. B. die Installation der aktuellen Programmversionen ebenso wie die Updates der SQL-, Dynamics 365 Business Central- bzw. Windows-Server, aber auch zeitnahe Konfigurationsänderungen. Kompetente Anwendungsberater stehen darüber hinaus zur Verfügung, sollte Infoma bereits genutzt werden oder der Einsatz geplant sein. Sie unterstützen die Verwaltung während der Einführung und Einrichtung des Verfahrens. Alle relevanten Kenntnisse zum Finanzwesen und zu weiterführenden Themen vermitteln zudem die erstklassigen Soft- ware- und Fachschulungen. Ziel dieses umfassenden Leistungsangebots ist vor allem eines: einen maximalen Nutzen für die Umsetzung einer smarten Verwaltung zu schaffen. Sollten aufgrund sehr spezifischer, individueller Gegebenheiten in Ihrer Verwaltung tatsächlich noch Wünsche an unser Finanzwesen offen sein, entwickeln wir hier integrierte Individuallösungen für Sie – selbstverständlich mit 100-prozentiger Update-Fähigkeit, um Ihre Investitions- und Zukunftssicherheit zu gewährleisten. Axians Infoma GmbH 21