Objektkontrolle
Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist der ausschlaggebende Punkt im Prozess der Objektkontrolle. Das setzt eine zuverlässige Dokumentation voraus.
Um den Prozess des Auftragsmanagements abzubilden, stehen integrierte und medienbruchfreie Funktionen zur Verfügung – Voraussetzung für ein effizientes und erfolgreiches kommunales Dienstleistungsmanagement.
Der Prozess des Auftragsmanagements unterstützt eine Reihe aufeinander aufbauender Teilschritte und beginnt mit der digitalen Auftragsanfrage. Über ein Web-Formular können die kommunalen Fachabteilungen ihre Aufträge digital an den Wirtschaftshof übermitteln, der nach interner Prüfung aus dieser Auftragsanfrage einen Auftrag erstellt. Für die anschließende Planung und Zuordnung an Arbeitsgruppen oder einzelne Mitarbeitende stellt ein grafischer Plankalender verfügbare Ressourcen sowie die zeitkritischen Aufträge übersichtlich dar. Einzel- wie Daueraufträge lassen sich digital planen und auf ein mobiles Erfassungsgerät (z. B. Tablet oder Smartphone) übertragen.
Einzelne Mitarbeitende bzw. Teams erhalten via mobiler App alle benötigten Informationen und die Möglichkeit der direkten Leistungserfassung. Auf diese Weise können in einem Schritt alle Ressourcen eines Auftrags (Personen, Fahrzeuge, Geräte sowie Material) einfach und schnell erfasst werden. Am Ende eines Arbeitstages ermöglicht eine Gesamtübersicht, alle erfassten Leistungen zu überprüfen. Im Anschluss per Knopfdruck direkt ins System übertragen, erfolgt hier automatisch die Ergänzung mit den tariflichen Zuschlägen (z. B. Überstunden-, Zeitzuschläge und ggf. Erschwerniszuschläge). Nach finaler Prüfung können fertiggestellte Aufträge nunmehr abgerechnet werden.
Dafür stehen verschiedene Werkzeuge bereit, wie z.B. ein Auftragsprotokoll oder eine Testrechnung. Die durch die Auftragsabrechnung erzeugten Buchungen gehen direkt in die integrierte Finanzbuchhaltung oder in ein angebundenes externes Finanzwesen. Ebenso lassen sich alle gehaltsrelevanten Zuschläge an ein Personalverfahren übergeben. Für einen einfachen Überblick über Kosten und Ressourcenverbräuche zu Einzel- und Daueraufträgen stehen zudem verschiedene Möglichkeiten der Auswertung direkt im System zur Verfügung, z. B. eine Analyse zu Leistungsarten oder Objekten.
Sorgt für medienbruchfreie Beauftragungswege zwischen den kommunalen Auftraggebern und den auftragnehmenden Betrieben. Die prozessorientierte Lösung ermöglicht den Beauftragenden, auf die für die Auftragserteilung zur Verfügung gestellten Stammdaten des Kommunalbetriebs zuzugreifen, wie z. B. bestehende Aufträge, Leistungsarten, Objekte oder Kostenstellen. Begleitend können Dokumente und Bilder mitgegeben werden. Ebenso lässt sich der Status der Bearbeitung nachvollziehen.
Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, unterschiedliche Dispositionsprozesse einzuleiten – z. B. Ablehnen, Rückfragen oder Auftrag generieren. Über die optionale Integration in das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement können von dort direkt Aufträge mit spezifischen Kontierungsinformationen wie Objekt, Gewerk oder Maßnahme an den Betrieb gestellt werden.
Infoma Insights: Medienbruchfreie Beauftragungen mit dem Web-Auftrag
Rechtssicherheit hinsichtlich der Abwicklung und Haftungsfreistellung ist der ausschlaggebende Punkt im Prozess der Objektkontrolle. Das setzt eine zuverlässige Dokumentation voraus.
In den Fahrzeugwerkstätten müssen viele Spezialfahrzeuge und Maschinen unterhalten, repariert und kontinuierlich geprüft werden. Nur so ist ihre Einsatzbereitschaft gesichert. Ein digitaler Prozess für die Werkstattlogistik schafft hierfür die optimalen Voraussetzungen im Fuhrparkmanagement.
Eine gesetzliche Vorgabe schreibt die objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung der Arbeitszeiten vor. Dieser Prozess erfordert eine digitale Zeiterfassungslösung.
Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse in kommunalen Betrieben stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit.
Neben unserer Lösung für vollständig digitale Prozesse in kommunalen Betrieben stehen zahlreiche passende Erweiterungen bereit.
Verabschieden Sie sich von der bisherigen Zettelwirtschaft und optimieren Sie aufwändige Prozesse in Ihrem Bauhof. Profitieren Sie von den digitalen Möglichkeiten einer innovativen Lösung und bleiben Sie flexibel:
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