Hansestadt Stade

Mit Engagement und strukturiertem Projektplan zum Gesamtabschluss

Herausforderung

Den ersten konsolidierten Gesamtabschluss zu erstellen, ist ein komplexes und zeitlich herausforderndes Projekt. Dass das nicht ohne die tatkräftige Unterstützung der voll zu konsolidierenden Aufgabenträger, sprich: Konzernmandanten, ging, war den Verantwortlichen der Hansestadt Stade schnell klar. Und auch das formulierte Zeitfenster für die Fertigstellung des Erstabschlusses innerhalb eines Jahres verlangte ein hohes Maß an Planung, Organisation und strukturierter Vorgehensweise. In der Installation einer Konsolidierungsstelle zur Erstellung des Gesamtabschlusses 2012 und Wahrnehmung aller Koordinierungsaufgaben sahen die Niedersachsen daher einen erfolgversprechenden Weg, das Ziel plangemäß zu erreichen.

Lösung

Um es gleich vorweg zu nehmen: Es hat geklappt! Im Januar 2014 mit den ersten Arbeiten gestartet, konnte das Zahlenwerk zum ersten Gesamtabschluss bereits am Ende des gleichen Jahres fertiggestellt werden. Ausschlaggebend für das Gelingen dieses ehrgeizigen Plans war zum einen das Engagement der Mitwirkenden – Stadt, Beteiligungen, Software-Partner –, die alle im Projektplan detailliert vereinbarten Aufgaben im vorgegebenen Zeitrahmen erledigten. Zum anderen trugen die vielfältigen Funktionalitäten des ab Frühjahr 2014 eingesetzten Axians Infoma-Moduls Kommunaler Gesamtabschluss zum Ergebnis bei.

„Seit 2007 Anwender des doppischen Infoma newsystem-Verfahrens in der Kernverwaltung und zwei optimierten Regiebetrieben, wollten wir die jährlichen Gesamtabschlüsse mit einer fachbasierten Konsolidierungssoftware erstellen und dabei insbesondere von dem vollständig integrierten Finanzwesen profitieren“, begründet Bianca Lütjen, Fachbereich Finanzen & Beteiligungen und Verantwortliche der Konsolidierungsstelle der Hansestadt Stade, die damalige Entscheidung.

Bei Beginn des Projektes lag zwar bereits eine Gesamtabschlussrichtlinie mit Verfahrensregelungen und Arbeitshilfen für einen – allerdings excel-basierten – Gesamtabschluss vor. „Für die erfolgreiche Projektumsetzung war indes die fachliche und technische Unterstützung von Axians Infoma ein wichtiger Erfolgsfaktor. Uns war es wichtig, die fachlichen Anforderungen der kommunalen Konzernrechnungslegung zielgerichtet mit den technischen Anforderungen des Fachverfahrens in Einklang zu bringen und Serviceleistungen aus einer Hand zu erhalten“, so Bianca Lütjen.

Auf technischer Seite beinhaltete das die Einrichtung der systembedingten Mandanten und von Kontenschemata für Auswertungen, wie Gesamtbilanz, Gesamtergebnisrechnung und konsolidierte Anlagen. Ebenso gehörten die Hilfestellung beim Mapping, den internen und externen Datenimporten sowie dem Einbuchen von Fristigkeiten und Eliminierungsbuchungen dazu. So mussten beispielsweise für die nach Handelsrecht bilanzierenden Aufgabenträger (HGB-Mandanten) die Finanzdaten aus den externen Datenbanken in das Axians Infoma-Fachverfahren importiert werden. Der Datenimport erfolgte auf Grundlage von excel-basierten Meldebögen, die als csv.Dateien verarbeitet wurden.

Als Teil der fachlichen Serviceleistungen entwickelte das Axians Infoma-Team gemeinsam mit der Konsolidierungsstelle in einem Kick-off-Workshop zunächst einen Projektablaufplan. Zudem wurden die konzernrechnungslegungsbezogenen Prozessschritte festgelegt, darunter das Erarbeiten der Vermögens- und Ergebnisgliederungen und des örtlichen Positionenplans, das Erstellen des Summenabschlusses, der durchzuführenden Konsolidierungsmethoden (Kapital-, Schulden- und Aufwands-/ Ertragskonsolidierung, Equity-Methode) und der Gesamtabschlussanlagen. Die Meldebögen, z.B. für die Datenimporte der HGB-Bilanzierenden, die konsolidierten Anlagen oder zur Ermittlung der konzerninternen Leistungsbeziehungen, wurden ebenfalls mit Hilfe von Axians Infoma erstellt.

Wie eingangs erwähnt, war das Mitnehmen der Konzernmandanten ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor des Projekts. Bianca Lütjen ist es gelungen, alle Beteiligten ins Boot zu holen: „Aus Sicht der Konsolidierungsstelle war es für den Projektablauf und das Einhalten des formulierten Zeitziels enorm wichtig, den Konzernmandanten umfassende Hilfestellungen anzubieten und sie nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen. Denn nur gemeinsam mit den voll zu konsolidierenden Aufgabenträgern ist der Erstabschluss zu meistern.“

Daher hat sie frühzeitig zu einer Informations- bzw. Auftaktveranstaltung eingeladen, bei der wichtige Prozessschritte und Meilensteine im Projekt erörtert wurden. „Bereits zu diesem Zeitpunkt fühlten sich die Konzernmandanten einbezogen, da Probleme und Lösungen gemeinsam besprochen und erarbeitet wurden“, erinnert sich Bianca Lütjen.

Auch nach der Auftaktveranstaltung stand die Konsolidierungsstelle den Konzernmandanten beratend zur Seite – wenn es die Situation erforderte, auch mit Gesprächsterminen beim jeweiligen Konzernmandanten. Vor allem wurden von den Konzernmandanten nur die wirklich erforderlichen Zuarbeiten eingefordert, um dortige Personalressourcen nicht übermäßig zu beanspruchen.

Nutzen

Ausgesprochen zufrieden mit dem Projektablauf, der Unterstützung der zu konsolidierenden Aufgabenträger und der Zusammenarbeit mit Axians Infoma als kompetentem und verlässlichem Partner, zieht Bianca Lütjen ein überaus positives Fazit: „Die Hansestadt Stade konnte ihr engagiertes Zeitziel, den konsolidierten Gesamtabschluss 2012 bis zum Jahresende 2014 zu erstellen, vollumfänglich einhalten. Dies ist auf eine methodisch-strukturierte Planung des Projektes und der einzelnen Prozessschritte sowie eine von allen Beteiligten in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht konsequenten Umsetzung zurückzuführen. Wir haben nun erstmalig einen umfassenden Überblick über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Gesamtkonzerns.“

Trotz dieses zusätzlichen Informationsgewinns hat der Gesamtabschluss derzeit nur eine geringe Steuerungsrelevanz für das strategische und operative Kerngeschäft. „Die Informations- und Steuerungsbedürfnisse der Entscheidungsträger sind zwar da; diese kann der Gesamtabschluss erst dann befriedigen, wenn aktuellere Daten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Gesamtkonzerns vorliegen“, kommentiert Bianca Lütjen und hofft, dass sich der Steuerungsnutzen für Politik und Verwaltung mit zunehmender Aktualität der Gesamtabschlüsse erhöht.

Kommunen, die auch gerade vor der Bewältigung des herausfordernden Projekts stehen, empfiehlt sie nach den Erfahrungen mit dem ersten Stader Gesamtabschluss bei einem größeren Vollkonsolidierungskreis zur Erstellung über eine Fachanwendung und nicht ausschließlich über Excel-Tools. Ebenso hilfreich ist es ihrer Ansicht nach, fachliche Beratung auch vom Anbieter des Finanzwesens in Anspruch zu nehmen, „da dabei fachliche Anforderungen auch auf die technische Umsetzung im Fachverfahren geprüft werden.“

Wenn dann noch ein klares Zeitziel besteht, die Prozessschritte der kommunalen Konzernrechnungslegung im Vorfeld ganzheitlich durchdacht und in einem Projektplan in Teilaufgaben aufgeteilt werden sowie die Konsolidierungsstelle mit entsprechendem Handlungs- und Entscheidungsrahmen ausgestattet wird, ist nach Überzeugung von Bianca Lütjen der Weg zur erfolgreichen Umsetzung des Gesamtabschlusses geebnet.