IT-Gemeindeverband Osttirol

Umstieg auf Infoma Finanzwesen fördert digitale Transformation

Herausforderung

„Wir spielen jetzt in einer anderen Liga!“ – Alois Tiefnig, Leiter IT des Bezirkskrankenhauses Lienz (BKH Lienz) und gleichzeitig verantwortlich für die zentralen IT-Dienstleistungen für momentan 20 Osttiroler Gemeinden und einen Abwasserverband, zeigt sich äußerst zufrieden mit dem 2021 vollzogenen Umstieg auf das kamerale Finanzwesen von Axians Infoma. „Früher haben die von uns als Rechenzentrum betreuten Gemeinden nur gebucht und hatten z. B. keinerlei Informationen über offene Posten etc. Jetzt verfügen sie über das volle Spektrum eines flexiblen, nutzerfreundlichen und auf modernster Technologie basierenden IT-Systems für alle kommunalen Finanzprozesse.“

Notwendig geworden war der Wechsel aufgrund der Einführung des österreichischen Rechnungswesens VRV 2015 – waren doch die beiden bisher genutzten Vorsysteme mit den
gesetzlichen Anforderungen nicht mehr kompatibel. Mit dem erfolgreichen Start in den Echtbetrieb nutzen die Gemeinden nun eine Standardlösung, die alle Prozesse rund um das Voranschlags- und Rechnungswesen übernimmt. Über Clients an den Server des Rechenzentrums angebunden, lassen sich alle Aufgaben in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Haushalt, Steuern und Abgaben komfortabel erledigen.

Dafür berücksichtigte Axians Infoma auch bestimmte Eigenheiten des Landes Tirol wie beispielsweise den GHD Gemeindehaushaltsträger. Auf diese Weise können nun einmal im Monat die Daten aus der Buchhaltung für den verpflichtenden Überblick über die Gebarung der Gemeinde einfach über das Landesportal hochgeladen werden.

Lösung

Die Resonanz der rund 80 Anwender:innen ist entsprechend positiv – auch wenn sich am Anfang die/der eine oder andere nach vielen Jahren auf der gewohnten Oberfläche etwas schwer tat. Dank einer intensiven Schulung aller Mitarbeiter:innen in Zusammenarbeit von Gemeindeverband und dem Klagenfurter Axians Infoma-Team ließen sich etwaige Vorbehalte aber schnell ausräumen.

Alois Tiefnig ist daher sehr zufrieden mit der seinerzeitigen Entscheidung – zumal sich ein weiterer Vorteil der Lösung auch finanziell bemerkbar macht:

„Wir haben den Benefit, dass wir nurmehr Datenhoster sind und als Firma auftreten. So können wir den angeschlossenen Gemeinden sehr gute Konditionen bieten.“ Das bedeutet, auch kleinsten Einheiten wie Gemeinden mit bis zu 500 Einwohnern stehen die Leistungen von Axians Infoma kostengünstig zur Verfügung.

Nach zwei Jahren Einsatz des Infoma Finanzwesens sieht sich der IT-Dienstleister bei den Herausforderungen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung gut aufgestellt. In nahezu allen Kundengemeinden ist zwischenzeitlich der Rechnungsworkflow für die digitale Verarbeitung der eingehenden Rechnungen ausgerollt. Die ebenfalls genutzte Zentrale Adressverwaltung (ZAV) erleichtert die tägliche Arbeit durch einen stets gepflegten und aktuellen Stammdatenbestand.

Als weiteres konkretes Ziel hat sich Alois Tiefnig die lückenlose Einführung der elektronischen Akte bis Jahresende gesetzt – auch als Vorstufe zum dualen Versand von Steuerbescheiden.

„Derzeit drucken und kuvertieren wir noch die Bescheide, die dann von den Gemeinden abgeholt und zum Versand zur Post gebracht werden. Diesen aufwändigen Weg wollen wir durch die eAkte abkürzen.“

Dabei wird für die wie bisher in Infoma erstellten Bescheide hinterlegt, ob die Zustellung in physischer oder digitaler Form erfolgen soll. Mit dem Druck der Bescheide wird diese Information automatisch abgefragt und die entsprechende Variante ausgelöst: entweder Papierausdruck mit anschließendem Postversand oder Übergabe an die eAkte und Weiterleitung an die Infoma App. Für die automatisierte Archivierung ist bereits das Dokumentenmanagementsystem von Docuware angebunden.

Nutzen