Kommunale Betriebe Soest AöR

Datenerfassung vor Ort mit Smartphone und Tablet

So zahlreich und vielfältig sich die Aufgaben von kommunalen Betrieben darstellen, so aufwändig und zeitintensiv gestalten sich die dazugehörigen administrativen Abläufe. Denn nicht selten werden die Erfassung und Abrechnung von Leistungen, Material und Ressourcen noch mit einem hohen manuellen Aufwand erbracht. Dass sich ein Teil dieser Aufgaben mit Hilfe mobiler Lösungen sehr viel effizienter und damit wirtschaftlicher erledigen lässt, weckte schon frühzeitig das Interesse der Kommunalen Betriebe Soest AöR (KBS) – reicht deren Zuständigkeit doch von der Abfallbeseitigung auf dem Stadtgebiet Soest bis zur Unterhaltung der Gewässer zweiter Ordnung gemäß § 91 des Landeswassergesetzes, dazwischen zahlreiche weitere Aufgabenfelder. Organisiert in die zwei Bereiche Kommunalbetrieb und Straßen, Gewässer, Grün sowie in die Sparten Immobilienmanagement und Abwasserwerk, sorgen rund 150 KBS-Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen für die zuverlässige Durchführung dieser umfassenden Tätigkeiten.

Herausforderung

Mit dem Ziel, die Auftrags- und Personalstundendaten künftig online bzw. ohne manuell ausgefüllte Stundenzettel eingeben und gleichzeitig die Auftragsdaten schneller im ERP-System verarbeiten und steuern zu können, starteten die Soester auf Initiative der internen Abteilung Controlling daher bereits 2014 ein Projekt zur mobilen Datenerfassung – und fanden sich dabei erst einmal in der Rolle eines Entwicklungspartners wieder.

Der Grund lag in der seinerzeit angebotenen Online-Erfassung der Infoma newsystem Lösung für Bauhöfe, kommunale Betriebe & öffentliche Einrichtungen, für die sich die KBS mit Blick auf die spätere Einführung des Finanzwesens aus der gleichen Produktfamilie entschieden hatte. Diese Funktion konnte die von der Abteilung Controlling und den Bauhof-Mitarbeitern gemeinsam formulierten Anforderungen zum damaligen Zeitpunkt noch nicht hinreichend erfüllen. Was der Anbieter Axians Infoma aber sogleich zum Anlass nahm, die Entwicklung einer mobilen App mit praxisnaher Unterstützung der KBS anzugehen.

So sollte die künftige App die Dokumentation von Leistungen direkt vor Ort auf allen gängigen Smartphones und Tablets ermöglichen, um die aufwändige Doppelerfassung von Papierrapporten zu vermeiden – kann das doch schon mal zu Problemen bei der Qualität und Übertragung der Daten führen, z.B. durch unvollständige Aufschriebe, nicht lesbare Zahlen oder Texte, falsch gewählte Auftragsnummern, Tätigkeitsschlüssel oder Objektnummern und Fehleingaben. Darüber hinaus schlagen ja auch noch die fachliche Kontrolle (Auftrag, Leistung, Menge) sowie die personaltechnische Prüfung (Zuschläge, TVöD, Mehrarbeit) zu Buche – Prozesse, die sich mit Hilfe der Mobilen Datenerfassung sowohl verkürzen als auch qualitativ verbessern lassen.

Lösung

In regelmäßigem Kontakt mit den Verantwortlichen der KBS entwickelte das Team von Axians Infoma schrittweise die neue App, berücksichtigte u.a. nach dem Testeinsatz einer ersten Prototyp-Version die daraus resultierenden Anregungen und Ideen der Soester bei der Weiterentwicklung, bis im April 2016 zunächst mit drei Smartphones und im Juni zusätzlich mit zwei Tablets der Pilotbetrieb startete. Dem vorausgegangen waren die Einführung eines Mobile Device Managements bei der KBS als technische Grundvoraussetzung zur Gerätekonfiguration wie auch die Einbeziehung des IT-Dienstleistungspartners Citkomm für die Anbindung der einzelnen Geräte in seinem Rechenzentrum.

Seither sind 16 Erfassungsgeräte – sowohl Smartphones als auch Tablets – mit der App Mobile Datenerfassung im Einsatz; bis Ende 2018 sollen rund 25 Geräte eingesetzt werden. Geplant ist, dass in Zukunft bis zu 80 Mitarbeiter die Möglichkeiten des Moduls nutzen. Dazu zählen auch die Verwendung der erfassten Auftragsdaten in Infoma newsystem für Verbuchungs- und Steuerungszwecke durch die Meister und Vorarbeiter sowie die Nutzung in der Verwaltung und im Controlling.

Nutzen

Ihre Vorteile hat die mobile Lösung schnell unter Beweis gestellt, wie Wido Föckeler, Abteilungsleiter Finanzen und Controlling, deutlich macht: „Dazu gehört nicht nur der Wegfall der manuellen Eingabe von Stundenzetteln. Vielmehr nutzen die aufschreibenden Mitarbeiter bei ihren Mobile-App-Einträgen standardisierte Vorgaben wie Aufträge, Kostenstellen, Leistungscodes, die zentral verwaltet und unmittelbar auf die Erfassungsgeräte übertragen werden können. Zudem lassen sich die Leistungen sehr schnell bzw. direkt abrechnen, Steuerung und Controlling der Kommunalbetriebsleistungen werden effizienter.“ Auch die Möglichkeit, mit den Mobilgeräten Fotos vom Zustand vor Ort generieren zu können, um sie den Aufträgen für Dokumentationszwecke hinzuzufügen, ist für ihn ein „zusätzliches innovatives und praktisches Leistungsmerkmal der mobilen App“.

Darüber hinaus vereinfachen und verkürzen weitere Funktionen die tägliche Arbeit. So lassen sich u.a. neben den eigentlichen Produktivzeiten ergänzende Angaben mit Hilfe von Leistungsarten (Tätigkeitsschlüsseln) und Objekten (Ortsschlüsseln) erstellen, Einsätze mit den zulässigen Erschwerniszuschlägen oder der Markierung als Bereitschaftseinsatz versehen und im gleichen Schritt mehrere verschiedene Ressourcen oder ein Team mit seinem Fahrzeug erfassen.

Nach einem Jahr Einsatz ziehen Wido Föckeler und Axel Ruster, Leiter des Bauhofs, eine positive Bilanz: „Die Mitarbeiter sind zufrieden mit der App. Sie ist übersichtlich, verständlich und nach kurzer Einarbeitungszeit einsetzbar.“ Aber vor allem in einem Punkt zeigt sich für ihn die Qualität des Lösungspartners: „Es gibt immer mal wieder Verbesserungsvorschläge, was aber normal sein dürfte, da derartige IT-Lösungen dynamisch sind und einem kontinuierlichen Verbesserungs- bzw. Entwicklungsprozess unterliegen. Wichtig dabei ist aber, dass der Anbieter den Kundenwünschen nachkommt.“ Ein Ansinnen, das in der kundendialog- und praxisorientierten Produktstrategie von Axians Infoma fest verankert ist.

So haben die Ulmer aktuell den Vorschlag der KBS-Mitarbeiter realisiert, zur besseren Handhabung den Okay-Button zu Beginn eines Auswahlfeldes zu platzieren anstatt unterhalb. Weitere Anregungen, wie z.B. Anmerkungen bei der Stunden-/Auftragsverbuchung mittels eines Freitextfeldes eingeben zu können, das bei Bedarf auch auf den Abrechnungen und Ausgangsrechnungen erscheint, stehen noch auf der Umsetzungsagenda.