Stadt Salzgitter

Baukostencontrolling mit integriertem DMS-Workflow

Zuständig für die effiziente Unterhaltung und Bewirtschaftung aller städtischen Immobilien, trägt der Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik (EB SZ-G.E.L.) der niedersächsischen Stadt Salzgitter Verantwortung für Baumaßnahmen im Gesamtumfang von jährlich rund 15 – 25 Millionen Euro. Dieses Volumen ist u.a.Teil eines zehnjährigen Schulsanierungsprogramms, das Salzgitter im Rahmen seiner strategischen Ausrichtung zur familienfreundlichen Lernstadt beschlossen hatte. Das Controlling der Baukosten erfolgte bis Ende vergangenen Jahres noch zeitaufwändig anhand einer selbsterstellten Excel-Anwendung, für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen wurde bereits ein elektronischer Workflow genutzt.

Herausforderung

Mit der Entscheidung für den Einsatz des softwaregestützten Liegenschafts- und Gebäudemanagements von Axians Infoma veränderten sich diese Abläufe. Die Budget- beziehungsweise Kostenkontrolle lässt sich jetzt auf Tastendruck generieren und die Bearbeitung der Baurechnungen übernimmt nun ein integrierter DMS-Workflow, um Brüche durch Schnittstellen im Prozess zu vermeiden.

Bereits seit 2005 Anwender des Infoma-Finanzwesens, hat sich Salzgitter mit dem 2002 gestarteten Pilotprojekt Doppik als Reformstadt in Niedersachsen einen Namen gemacht. Mittlerweile wurde bereits der fünfte doppische Haushalt aufgestellt, ein konsolidierter Gesamtabschluss vorgelegt, das Forderungsmanagement optimiert und die elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt. Die Integrationsfähigkeit des Liegenschafts- und Gebäudemanagements stand daher als ein ausschlaggebendes Kriterium weit oben auf der Punkteliste für die Vergabe.

Vor allem aber überzeugten die im Modul Instandhaltung abgebildeten Leistungsmerkmale für die Maßnahmenverwaltung und Budgetkontrolle die Verantwortlichen. Brunhilde Frye-Grunwald, Leiterin der Kaufmännischen Dienste im EB SZ-G.E.L., erinnert sich: „Das Baukostencontrolling entsprach genau unseren Anforderungen. Die Maßnahmen aus dem Wirtschaftsplan werden abgebildet und sind mit den Objekten, sprich: Kostenstellen, und Konten verknüpft. Das hat den Vorteil, dass sich die Bauleiterinnen und Bauleiter nicht mit buchhalterischen Begriffen auseinandersetzen müssen.“

Lösung

Die genauen Abläufe wurden in der viermonatigen Vorbereitungsphase in Gemeinschaftsarbeit zwischen dem technischen und dem kaufmännischen Gebäudemanagement sowie Axians Infoma im Rahmen verschiedener Workshops entwickelt. Dabei konnten die Niedersachsen auf den vorhandenen Datenbestand der Liegenschaften, Grundstücke und Gebäude zurückgreifen. Auf rund 180 Liegenschaften verwaltet der Eigenbetrieb cirka 420 Einzelgebäude mit einer Bruttogebäudefläche von rund 405.000 m2. Bis zum Echtstart am 01.01.2012 erfolgten zudem die Dokumentation der Maßnahmen sowie die Erarbeitung der Workflow-Schritte für die elektronische Rechnungsbearbeitung. Grundlage war hier der in einem interkommunalen Vergleichsring mit der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) erarbeitete Soll-Prozess für die Eingangsrechnungsbearbeitung.

In Salzgitter unterteilt sich der Gesamtprozess des Baukostencontrollings in die drei Teilprozesse Maßnahmenbudget anlegen, Auftrag erteilen und Eingangsrechnungen elektronisch bearbeiten. Dabei werden zunächst alle Maßnahmen des Wirtschaftsplans, den der Betriebsausschuss und Rat der Stadt beschlossene hat, in das Infoma-Modul Maßnahmenmanagement und Instandhaltung eingegeben. Die Maßnahmen sind mit der Kostenstelle sowie dem Sachkonto und der Anlagennummer verknüpft. Das Gesamtbudget für die Baumaßnahmen wird – getrennt nach investivem und Unterhaltungsbudget – in der Finanzbuchhaltung gepflegt. Die Aufteilung des Gesamtbudgets auf einzelne Maßnahmen erfolgt im Verfahren Liegenschafts- und Gebäudemanagement.

Die ausschließlich von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im technischen Gebäudemanagement durchgeführten Schritte der nachfolgenden automatisierten Auftragserstellung im System reichen von der Entscheidung über die Auswahl eines Lieferanten sowie den Leistungsumfang bis zum Ausdruck der Bestellung. Dieser Teilprozess mündet in die elektronische Bearbeitung der Eingangsrechnungen.

Der Arbeitsschritt startet zunächst analog mit der Bearbeitung und Weiterleitung des eingegangenen Papierdokuments in der Poststelle und der Prüfung in der Abteilung technisches Gebäudemanagement. Mit dem Scannen der Rechnungen beginnt die elektronische Bearbeitungsphase. Von der Kontierung, Dateneingabe, dem Baukostencontrolling im Rechnungswesen, über die rechnerische und fachtechnische Prüfung durch die Bauleitung sowie die sachliche Prüfung bis zur Anordnung/Freigabe durch die Leitungsebenen erfolgt der komplette Prozess im Rahmen eines Sechs-Augen-Prinzips über den Workflow des Infoma Dokumenten Managementsystems. Aufgrund der Integration in das Finanzwesen und das Liegenschafts- und Gebäudemanagement ist der Zugriff auf die dort vorhandenen Stamm- beziehungsweise Maßnahmendaten gewährleistet. Mit der elektronischen Übergabe der Rechnung an die Stadtkasse/Zentrale Finanzbuchhaltung zur Bezahlung ist der letzte Schritt im integrierten Workflow vollzogen.

Nutzen

Beendet ist das Einführungsprojekt Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit Rechnungseingangs-Workflow für Brunhilde Frye-Grunwald auch nach mehrmonatigem erfolgreichen Echtbetrieb noch nicht. Um den Ablauf sowie die Funktionalitäten der Software zu prüfen und gegebenenfalls weiter zu verbessern, erfolgte eine Ist-Aufnahme des Geschäftsprozesses mit Befragung der Mitarbeiter. „Die Ergebnisse werden analysiert, ausgewertet und mit dem Soll-Prozess abgeglichen“, erläutert Brunhilde Frye-Grunwald. „Sie bilden die Grundlage für eventuelle Optimierungspotenziale in den Abläufen. Die Evaluation findet gerade statt.“

Geplant sind neben der Einführung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs die Archivierung und Dokumentation der Kontierungsdaten. Unterstützt wird der Eigenbetrieb dabei nach wie vor von Axians Infoma. Das Team hatte die Salzgitteraner bereits kontinuierlich während des Einführungsprozesses in den Workshops, bei der Multiplikatorenschulung und vor Ort bei der Echtbetriebsaufnahme begleitet.