Stadtgemeinde Scheibbs

Infoma-Verfahren ermöglicht effiziente Mietverwaltung ohne Datenimporte

Herausforderung

Mit dem Inkrafttreten der VRV 2015 hieß es auch für die niederösterreichische Stadtgemeinde Scheibbs, ihr Buchhaltungssystem auf neue Beine zu stellen. 2020 erfolgte daher der Umstieg vom bisherigen ÖKOM- auf das Infoma Finanzwesen nach VRV 2015. Dass damit gleichzeitig die Möglichkeit verbunden war, die Mietverwaltung integriert abzuwickeln, war für den Leiter der Buchhaltung Markus Klauser ein gewichtiges Kriterium.

Lösung

2021 eingeführt, hat das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement die Verwaltung seither vereinfacht.

„Durch die gegenüber dem alten System modernere Benutzeroberfläche hat sich nicht nur die Übersichtlichkeit verbessert“, erläutert Markus Klauser. „Vielmehr liegt für mich der größte Vorteil bei der Integration in das Finanzwesen. Denn Datenimporte müssen nicht mehr durchgeführt werden, sondern alles wird direkt eingebucht.“

Für ihn als bisher alleinigem Nutzer des Fachverfahrens eine spürbare Entlastung.

Rund 120 Mietwohnungen in aktuell 21 Liegenschaften verwaltet Markus Klauser und wickelt die Mietvorschreibungen, Mietanpassungen sowie die Betriebskostenabrechnungen ab. Die Angaben dafür erhält er vom Bauamt. Deren Mitarbeiter übernehmen im Vorfeld die Wohnungsbesichtigungen mit möglichen Mietern, das Erstellen der Mietverträge sowie die Übergabe und Rücknahme der Mietwohnungen. All diese Informationen gehen dann in die Buchhaltung, wo sie über das Infoma-Modul für die Mietverwaltung angelegt, Mietbeträge und Betriebskosten eingepflegt und monatlich abgerechnet werden.

So lässt sich die Abrechnung einfach und komfortabel erledigen. Das Modul generiert mittels objektspezifischer Betriebskosten- und Verteilungsschlüssel automatisch eine nutzerbezogene Betriebskostenabrechnung. Abgebildet sind Mieteinheiten, Mietverträge, Gemeinschaftsflächen, Vorverteilungseinheiten und Abrechnungseinheiten. Die Umlage der Gebäudekosten erfolgt auf die Nutzer / Mieter, die Abrechnung der Betriebskosten tagesgenau und zeitraumbezogen mit gesetzeskonformen Berichten. Der Arbeitsaufwand für die Buchhaltung der 4.200-Einwohner-Stadtgemeinde ist dadurch gering – nicht zuletzt auch ein Ergebnis des guten Supports durch das Team von Axians Infoma.

Nutzen

Markus Klauser zeigt sich mit dem Umstieg auf das neue Infoma Finanzwesen inklusive dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement überaus zufrieden:

„Die Umstellung von unserem alten System auf das Infoma-Verfahren verlief unkompliziert, die Abwicklung der Vorschreibungen und der Betriebskostenabrechnung ist einfach und spart Zeit.“

Für einen künftigen vollständig digitalen Ablauf der Prozesse in der Verwaltung der Stadtgemeinde Scheibbs sind die dafür benötigten Instrumente in den Infoma-Lösungen auch schon vorhanden.