Gemeinde Altaussee

Infoma Versand Manager steuert digitale Versendung von Vorschreibungen

Die Gemeinde Altaussee im steirischen Salzkammergut blickt auf eine lange Geschichte zurück. Die ersten Besiedelungen erfolgten zwischen 200 und 400 nach Christus. Grund dafür war der Salzbergbau. Seit dem 19. Jahrhundert ist jedoch der Tourismus größter Wirtschaftszweig des heilklimatischen Kurorts am Fuße des Loser und mit direkter Lage am Altaussee. 1.865 Einwohner leben heute hier – darunter Prominenz wie die Schauspieler Klaus Maria Brandauer und Hannes Androsch.

Herausforderung

Obwohl Altaussee eher zu den kleinen Gemeinden Österreichs zählt, ist das Engagement der Verwaltung groß, wenn es um die Umsetzung der Digitalisierung geht. Mit dem Inkrafttreten der VRV 2015 wechselte die Gemeinde 2020 erfolgreich vom bisherigen ÖKOM- auf das Infoma Finanzwesen nach VRV 2015 inklusive Steuern und Abgaben, Anlagenbuchhaltung und Darlehensverwaltung. Eine weitere Anforderung stand dabei ebenfalls auf der Agenda: die schon im Vorgängersystem genutzte Möglichkeit der automatisierten Versendung von Vorschreibungen.

„Unser Ziel war es, dass mit dem Einsatz des Moduls Steuern und Abgaben gleichzeitig die duale Zustellung funktioniert, damit wir die rund 1.000 Vorschreibungen im Vierteljahr nicht händisch kuvertieren und verschicken müssen“ , erläutert Andreas Langanger, Finanzverwalter der Gemeinde. „Mit dem seit Oktober 2022 eingesetzten Infoma Versand Manager steht dieser Forderung nichts mehr im Wege.“ Unter dualer Zustellung versteht man das wahlweise physische oder digitale Versenden von Dokumenten über ein System.

Lösung

Zuvor hieß es aber noch, die Elektronische Akte einzurichten. Als integraler Bestandteil von Infoma werden hier elektronisch erstellte Bescheide und Vorschreibungen automatisch abgelegt. Externe Dokumente wie Bürgeranschreiben können ganz einfach per Drag & Drop an die jeweilige Akte in Infoma angehängt werden. Im Zusammenspiel mit dem Infoma Versand Manager erfolgt die Versendung der Steuerbescheide und Vorschreibungen in Altaussee über den Dienstleister hpc DUAL. Dessen Lösung BriefButler übernimmt den rechtsgültigen Versand auf dem dualen Zustellweg. Dabei erhalten die Empfänger, die im Vorfeld einer volldigitalen Zustellung zugestimmt haben, die Vorschreibungsdokumente zur Abholung per Link in einem geschützten elektronischen Postfach – eine übliche Vorgehensweise wie Andreas Langanger betont.

Alle notwendigen Vorarbeiten für das Projekt duale Zustellung führte das Team von Axians Infoma aus, wie beispielsweise die Einrichtungen für die automatische Übergabe der digitalen Dokumente an den Zustelldienst im Hintergrund. Auch für die Aufbringung der Zahlscheininformationen auf den Vorschreibungen über BriefButler galt es, in Abstimmung mit hpc DUAL bestimmte Informationen im Sendeprofil des Kunden zu hinterlegen. Dabei sorgte die schnelle und unkomplizierte Kommunikation
zwischen Gemeinde, Dienstleister und Axians Infoma für einen Ablauf nach Plan.

Nutzen

Nach einem guten Jahr Echtbetrieb zeigt sich Andreas Langanger zufrieden mit dem Verfahren. Neben der Einsparung von Ressourcen und Druckkosten sowie der schnellen Auskunftsmöglichkeit über den Status der Versendung über die Elektronische Akte sieht er als besonders positiv die automatischen Rückmeldungen an:

„Wir bekommen sofort eine Mitteilung, ob die Zustellung erfolgreich war und die Mail-Adresse richtig ist. Sollte die Sendung nicht in dem von uns definierten Rahmen geöffnet werden, wird sie physisch versendet, ohne dass wir uns darum kümmern müssen.“