Verbandsgemeinde Obere Kyll

Qualifiziert signierter Rechnungsworkflow vom Stapel

Herausforderung

Diane Schmitz, Bürgermeisterin der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde Obere Kyll, hält es mit Johann Wolfgang von Goethe: „Wer sichere Schritte tun will, muss sie langsam tun.“ Und so bereitete ihr der Zeitrahmen von fast einem Jahr für die Implementierung eines Dokumenten Managementsystems mit Rechnungsworkflow in der kompletten Verwaltung auch keinen Stress: „Wir haben uns entschieden, einen Rollout durchzuführen, sprich: einen Fachbereich nach dem anderen einzubinden. Damit wollten wir sicherstellen, dass die Einführung auch tatsächlich funktioniert und auf breite Akzeptanz stößt. Denn eine sofortige Umstellung hätte unsere kleine Verwaltung überfordert.“

Eine Entscheidung, die sich als goldrichtig erwies – ließen sich doch so die für jeden Fachbereich unterschiedlichen Workflows vorab ausführlich mit den jeweiligen Fachbereichsleitern und Mitarbeitern erörtern. Auf diese Weise konnten die entsprechenden Anforderungen – zum Beispiel hinsichtlich des Workflow-Ablaufs, der Berechtigungen, Zugriffsmöglichkeiten, Einbindungsmöglichkeiten externer Dritter wie Hausmeister, Wasser- und Abwasserwerk etc. – direkt im System umgesetzt werden. Mit dem Ergebnis, dass die neuen Arbeitsabläufe sehr schnell reibungslos verliefen. Die sich in der täglichen Praxis noch ergebenen Anpassungswünsche werden in einem nächsten Schritt gemeinsam mit den Fachbereichen abgestimmt.

Lösung

Mit dem Einsatz des Dokumenten Managementsystems verfolgte die im Norden der Vulkaneifel gelegene Verbandsgemeinde Obere Kyll mit ihren 14 Ortsgemeinden, in denen insgesamt rund 8.500 Menschen leben, ein ganz konkretes Ziel: durch die komplette digitale Dokumentation des Rechnungsverlaufs sowohl für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen wollte man zahlreiche Vorteile für sich nutzen, die letztlich auch für eine Reduzierung von Aufwand und Kosten sorgen. So sieht Diane Schmitz beispielsweise im Rechnungseingangsbuch ein wichtiges Hilfsinstrument – ermöglicht es doch einen stets aktuellen Überblick über den Stand der eingegangenen Rechnungen sowie am Ende des Jahres eine Darstellung der Verbindlichkeiten im Jahresabschluss. Aber vor allem bei der Recherche zeigt sich die Überlegenheit der digitalen Lösung. Aus der Buchung heraus lässt sich der Beleg sofort aufrufen, was sich auch bei den Jahresabschlussarbeiten als hilfreich für die Abgrenzung Aufwand/Investition erweist. Da die Belege immer wieder aufgerufen und ausgedruckt werden können, ohne dass es langer Recherchen bedarf, ist damit auch eine Überwachung von Garantie- und Gewährungslaufzeiten möglich.
Der Workflow ist im Vorfeld nach intensiven Abstimmungsgesprächen mit den jeweiligen Fachbereichen genau festgelegt, dokumentiert und im Anschluss von den zuständigen Mitarbeitern aus Kämmerei und IT in Zusammenarbeit mit Axians Infoma pro Fachbereich umgesetzt worden. Dabei ist die Vorgehensweise für die Rechnungsbearbeitung im DMS vom Eingang über die fachtechnische bzw. sachliche Prüfung bis zur Übergabe in das Finanzwesen mit anschließender Auszahlung durch die Kasse in exakt einzuhaltenden Schritten geregelt.
Sowohl für die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit als auch für die Anordnungsbefugnis musste die Verbandsgemeinde Obere Kyll die qualifizierte digitale Signatur einrichten. Sie ist in Rheinland-Pfalz gesetzlich vorgeschrieben. Damit die Verbandsgemeinde also überhaupt auf den papierlosen Rechnungsworkflow umstellen konnte, galt es für Axians Infoma, zunächst noch einige technische Anforderungen umzusetzen. Obwohl momentan die einzige Kommune mit diesem Bedarf, übernahmen die Ulmer in ständiger Absprache mit der Verwaltung die Programmierung. Mit der zur Verfügung gestellten qualifizierten Signatur wurden der sehr hohe technische Standard und damit auch alle Anforderungen der Prüfungsämter erfüllt.

Nutzen

Dennoch war das Thema damit noch nicht beendet. „Anfangs war es so, dass wir jede einzelne Anordnung separat mit der elektronischen, qualifizierten Signatur freigegeben haben“, so Diane Schmitz. „Axians Infoma hat jedoch gemeinsam mit uns die so genannte qualifizierte Stapelsignatur eingerichtet. Das ist eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis, da wir nun bis zu 50 Anordnungen auf einmal mit der digitalen Signatur versehen können.“

Dabei werden die zuvor freigegebenen Anordnungen in einer separaten Maske „gesammelt“ und können dann alle auf einmal durch einmaliges Überprüfen der Signaturkarte digital mit der Unterschrift des Fachbereichsleiters oder Sachbearbeiters versehen werden. Dauerte die digitale qualifizierte Freigabe einer einzigen Anordnung bislang rund eine Minute, kann in dieser Zeitspanne jetzt das 50-fache Volumen abgewickelt werden. „Alle Mitarbeiter sind von dieser Möglichkeit begeistert“, freut sich Diane Schmitz über die Resonanz und zeigt sich äußerst zufrieden mit der kompetenten Funktionserweiterung durch Axians Infoma.

Noch in diesem Jahr werden weitere Optimierungen angegangen. So stehen unter anderem ein verbesserter Ablauf des Rechnungsworkflows, beispielsweise beim automatischen Auslesen der Buchhaltungsdaten einer Maßnahme aus dem Gebäudemanagement oder automatische Voreinstellungen von Buchhaltungsdaten mit Hilfe der OCR-Texterkennung, sowie die Einrichtung von Vertretungen auf dem Programm der Bürgermeisterin. Auch dabei setzt sie auf die Unterstützung von Axians Infoma.

Mittelfristig hat sich Diane Schmitz aber weitaus größere Ziele auf die Fahnen geschrieben: Nach und nach will sie das Dokumenten Managementsystem auch für die digitalen Steuerakten und Akten des Eigenbetriebs Wasser/Abwasser einsetzen und in einem Rollout alle Bereiche der Verwaltung auf das „papierlose“ Büro umstellen.